Online boekhouden of toch een spreadsheet? Dit zijn de voor- en nadelen

In het kort

• Spreadsheets zijn gratis en flexibel, maar kosten ook veel tijd en zijn foutgevoelig.
• Een boekhoudpakket kost geld, maar je bespaart er veel tijd mee en het biedt meer inzicht in je geld.
• Heb je weinig facturen en omzet, dan is Excel een prima optie. 
• Groeit je administratie, dan is een boekhoudpakket onmisbaar.

Hoeveel bedrijven werken met spreadsheets in plaats van een boekhoudpakket?

Uit onderzoek van Boekhouder.nl blijkt dat 37% van de zzp’ers hun boekhouding in Excel beheert. Het aantal zzp’ers dat een online boekhoudpakket gebruikt, is met 31.5% niet heel veel lager. Uit datzelfde onderzoek komt naar voren dat vooral startende zelfstandigen in Excel werken. Zodra de administratie ingewikkelder wordt en meer tijd kost, biedt een boekhoudpakket dus vaker uitkomst.

Wat zijn de voordelen van spreadsheets?

Een spreadsheet is gratis en flexibel. Daardoor is het een aantrekkelijke optie - vooral voor startende zzp’ers. Hieronder vind je de voordelen op een rij.

1. Je hoeft er niet voor te betalen

Google Sheets is gratis en Excel staat vaak al op je computer. Dat maakt de drempel heel laag om in spreadsheets te werken. Dat geldt zeker als je net bent begonnen, nog niet veel omzet hebt en maar een paar facturen per maand verstuurt.

2. Je bepaalt zelf de lay-out en opzet

In een spreadsheet kies je helemaal zelf hoe alles eruitziet, van de kleuren tot het lettertype en de indeling. Je werkt daardoor op een manier die voor jou prettig en overzichtelijk is.

3. Je hebt geen overbodige functionaliteiten

Veel boekhoudpakketten zitten boordevol functies die je als kleine ondernemer toch niet nodig hebt. In een spreadsheet gebruik je alleen wat voor jou belangrijk is. Lekker minimalistisch dus, en het voorkomt dat je in de war raakt.

4. Je kunt gratis templates downloaden en gebruiken

Op internet zijn honderden gratis templates te vinden: van factuuroverzichten tot complete kasboeken. Dat is onwijs handig als je zelf geen technische kennis hebt. Een goed voorbeeld van zo’n gratis template vind je via deze link.

Wat zijn de nadelen van spreadsheets?

Wanneer je wat langer ondernemer bent, wordt je administratie vaak ingewikkelder. Je krijgt meer klanten en inkoopkosten en het beheren van je cashflow wordt extra belangrijk, omdat je ook regelmatig investeringen doet. Hierdoor voelt Excel al snel als een doolhof vol tabbladen. Dat levert de nodige nadelen op:

1. Het is foutgevoelig

Uit onderzoek van de Universiteit van Hawaï blijkt dat 86% van de zakelijke spreadsheets fouten bevat. Zo’n fout zit vaak in een hoekje, maar kan toch grote gevolgen hebben. 

Als je cijfers niet kloppen, loop je bijvoorbeeld tegen problemen aan met klanten of met de Belastingdienst. Ook kan dit financiële gevolgen hebben voor jou en je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een boete omdat je een verkeerde aangifte hebt gedaan.

2. Het kost veel tijd

Facturen handmatig invoeren, bedragen optellen, bonnetjes scannen, btw berekenen: als je Excel gebruikt, kost dit al gauw meerdere uren per week. Dat is kostbare tijd die je natuurlijk veel liever aan je klanten besteedt.

3. Je moet je btw handmatig doen

Een spreadsheet geeft geen melding wanneer de btw-deadline nadert. Ook rekent die niet voor je uit welke bedragen je moet aangeven bij de Belastingdienst. Je moet al je inkomsten en uitgaven dus zelf bij elkaar optellen en invoeren op het aangifteformulier. Dat kost nogal wat tijd, zeker omdat je steeds moet dubbelchecken of je geen fouten maakt.

4. Factureren is een heel gedoe

Wanneer je handmatig facturen maakt, haal je een hoop gedoe op je hals: van het invoeren van klantgegevens tot het berekenen van het bedrag met én zonder btw. Door dit te automatiseren, bespaar je met gemak een paar uur per maand op je boekhouding.

5. Je hebt (voor sommige dingen) technische kennis nodig

Als je administratie ingewikkelder wordt, heb je vaak niet genoeg aan een standaard template. De meeste zzp’ers hebben echter niet de technische kennis om zelf nieuwe templates te maken. Zeker als daar formules, draaitabellen en koppelingen bij komen kijken.

Mocht je toch zelf zo’n nieuw template willen maken, dan is daar nog een extra risico aan verbonden: door een klein foutje in een formule kan een spreadsheet al als een kaartenhuis in elkaar vallen, waardoor je cijfers niet meer kloppen. Een hoofdpijndossier dus.

Wat zijn de voordelen van een online boekhoudpakket?

Een online boekhoudpakket bespaart je veel tijd en gedoe. Ook voorkomt het fouten en biedt het meer inzicht in je geld. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

1. Je automatiseert een groot deel van je administratie

Je hoeft geen bedragen meer over te typen of handmatig je facturen aan je transacties te koppelen. Ook is het niet nodig je omzet en kosten in te voeren tijdens de btw-aangifte. En daar stopt het niet, want een boekhoudpakket biedt nog veel meer automatisering. Denk aan je urenregistratie, het noteren van ritten en het aanmaken van facturen.

2. Je bespaart een hoop tijd (vaak meerdere uren per week)

Met een boekhoudpakket ben je veel minder tijd kwijt aan je administratie. Daardoor houd je meer uren over om voor klanten te werken en behaal je dus ook meer omzet. De exacte tijdsbesparing hangt af van hoe uitgebreid je administratie is, maar voor veel zzp’ers gaat dit al gauw om meerdere uren per week. Dat geldt zeker als je veel facturen verwerkt of ook regelmatig inkopen doet.

3. Je kunt je zakelijke bankrekening automatisch koppelen

Met een PSD2- of premium-koppeling koppel je je zakelijke bankrekening eenvoudig aan je boekhoudpakket. Zo zijn je cijfers altijd up-to-date en weet je precies hoeveel geld er op je rekening staat. Het wordt hierdoor een stuk makkelijker om te bepalen wanneer je wel of geen zakelijke inkopen kunt doen.

Een ander voordeel van een bankkoppeling, is dat je direct ziet welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Je hebt daardoor geen handmatig vinkwerk meer, en ook nooit meer een vergeten betaling. Omdat je transacties automatisch worden ingeladen, zijn je gegevens voor de btw-aangifte bovendien altijd up-to-date.

4. Je doet met één simpele klik je btw-aangifte

Je kunt de meeste online boekhoudpakketten machtigen om de btw-aangifte namens jou naar de Belastingdienst te sturen. Hierdoor doe je letterlijk in één klik je btw-aangifte. Datzelfde geldt voor je Opgaaf ICP (de aangifte voor inkomsten uit andere EU-landen, waarbij je de btw verlegt naar de klant). Dit scheelt je een hoop tijd en stress aan het einde van elk kwartaal.

5. Je hebt meer inzicht in je omzet en kosten

Dankzij een boekhoudpakket weet je altijd hoe je bedrijf er financieel voor staat. Dat geldt niet alleen voor je cashflow (inkomsten en uitgaven), maar ook voor de omzet per klant, de winst die je daaraan overhoudt en de verwachte belasting die je per kwartaal moet betalen. Meer inzicht dus en minder rekenwerk.

Wat zijn de nadelen van een online boekhoudpakket?

Je weet nu dat een boekhoudpakket tijd bespaart en fouten voorkomt. Maar er zijn ook minder positieve punten:

1. Je betaalt elke maand abonnementskosten

Een boekhoudpakket kost gemiddeld tussen de 7,50 euro en 35 euro per maand. Dat zijn geen hoge bedragen, maar als je net start met ondernemen, telt elke cent. Het is daarom heel begrijpelijk dat startende ondernemers de eerste periode in Excel werken.

Wat niet elke startende zzp’er weet, is dat je ook kunt kiezen voor een boekhoudpakket met een wat beperkter aanbod, waardoor je minder abonnementskosten betaalt. Een goed voorbeeld daarvan is het Puur Factuur-pakket van Rompslomp. Je start dan voor een laag bedrag per maand en kunt later altijd overstappen naar een completer pakket.

Belangrijk om te weten: hoewel een boekhoudpakket geld kost, bespaar je er ook veel tijd mee. Aan het einde van de streep is een boekhoudpakket dus vaak goedkoper dan werken in Excel. Dat komt omdat je die bespaarde tijd aan sales en facturabel werk kunt besteden.

2. Het kost tijd om te leren hoe het werkt

Een boekhoudpakket heeft veel functies en vaak ook een uitgebreid menu. Er zijn overal tabellen en cijfers. Dat is in het begin best even wennen. Ook moet je veel instellen, zoals je beginbalans en bankkoppeling. Gelukkig hebben de meeste boekhoudpakketten een uitgebreide helpdesk en klantenservice, waardoor je hier goed in begeleid wordt.

3. Er zitten functionaliteiten in die je misschien niet gebruikt

In veel boekhoudpakketten zitten functies die je helemaal niet nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer of offertes maken. Je betaalt soms dus ook voor functies waar je niets mee doet. Dat kan voelen als geldverspilling. Kijk vooraf dus goed welk pakket het beste aansluit bij wat jij nodig hebt. Zo voorkom je kostenverspilling.

4. Je kan maar beperkt kiezen hoe je facturen eruitzien

Als ondernemer maak je je facturen het liefst op in de huisstijl van je bedrijf. Met een boekhoudpakket ben je daar beperkt in. Je kunt bijvoorbeeld wel je logo invoeren, maar niet je lettertype. En je hebt weinig vrijheid in hoe de factuur is ingedeeld.

Daar staat wel tegenover dat het maken van een factuur met boekhoudsoftware een stuk sneller gaat dan in Word of Google Docs. Dat komt omdat je met één klik de klantgegevens toevoegt en de software zelf de totaalprijs berekent (met en zonder btw). Ook worden het factuurnummer en referentienummer automatisch ingevoerd.

Meer weten over facturen maken? Lees dan ook De ultieme factuurgids voor zzp’ers, waarin je precies ziet waaraan een factuur moet voldoen en hoe je zorgt dat klanten op tijd betalen.

5. Er kunnen storingen zijn in de software of de internetverbinding

Omdat je met een boekhoudpakket online in de cloud werkt, heb je een stabiele internetverbinding nodig. In het boekhoudpakket kan bovendien een storing, hack of technische fout plaatsvinden. Dit gebeurt gelukkig zelden of nooit, maar het is wel iets om rekening mee te houden.

Bij Rompslomp nemen we deze risico's heel serieus. We zijn onderdeel van Visma - een van de grootste ontwikkelaars van financiële technologie ter wereld - waardoor ons boekhoudpakket uitzonderlijk veilig is. Lees hier hoe we jouw gegevens beschermen.

Spreadsheet of boekhoudpakket: zo maak je de juiste keuze

Of je kiest voor spreadsheets of boekhoudpakket, hangt vooral af van waar je nu staat met je bedrijf. Ben je net gestart en heb je nog weinig omzet en facturen? Dan is het prima om in Excel te beginnen. Zo maak je laagdrempelig kennis met wat er zoal bij boekhouden komt kijken.

Merk je dat je administratie groeit en steeds meer tijd kost? En dat het misschien ook wel wat ingewikkelder wordt? Dan is een boekhoudpakket de enige juiste keuze. In onze podcast “Heb ik als zzp’er een boekhoudpakket nodig?” gaan we daar in meer detail op in:

Boekhoudpakket gratis uitproberen? Start je proefabonnement bij Rompslomp

Werk je op dit moment in Excel en ben je benieuwd of een boekhoudpakket bij je past? Of ben je een startende zzp’er en wil je het meteen goed aanpakken? Probeer Rompslomp dan 30 dagen gratis uit. Zo heb je ruimschoots de tijd om zelf te bepalen of dit online pakket bij je past.