Factuur of bonnetje kwijt? Zo los je het op met de Belastingdienst

In het kort

•  Zonder bonnetje of factuur kun je geen btw terugvragen.
• Vaak is een bonnetje of factuur nog wel te vinden of op te vragen bij de leverancier.
• Met aanvullend bewijsmateriaal mag je de kosten wel aftrekken van je winst zodat je minder inkomstenbelasting betaalt. Neem hiervoor contact op met je Belastingkantoor.
• Voorkom kwijtgeraakte bonnetjes of facturen met de scan- en herkenfunctie van je boekhoudpakket.

Waarom facturen en bonnetjes belangrijk zijn om btw terug te vragen

Een bonnetje (of factuur) is een bewijsmiddel. Het laat zien wat je hebt gekocht, bij wie, of het een zakelijke aankoop was en hoeveel btw je hierover betaalde. Zonder bonnetje kun je niet aantonen hoeveel btw leveranciers aan jou berekenden. Een bonnetje is dus verplicht om btw terug te kunnen vragen. Als je geen bonnetje hebt, kun je geen btw terugvragen.

De verborgen kosten van bonnetjes kwijtraken

Zoveel btw loop jij mis →

Alternatieve oplossingen bij ontbrekende bon of factuur

Als er een bon of factuur ontbreekt in je boekhouding, accepteert de Belastingdienst bij je btw-aangifte geen alternatieven zoals een pakbon of betaalbewijs. Het moet echt de bon of factuur zelf zijn, waarop precies staat hoeveel btw je betaalde.

Je kunt natuurlijk wel proberen om alsnog in het bezit te komen van de bon of factuur. Soms zien zzp’ers hele makkelijke oplossingen over het hoofd. Misschien kun je nog aan de bon komen door:

• in te loggen in jouw klantaccount waar alle facturen staan verzameld

• de leverancier te bellen en een kopie van de factuur op te vragen;

• je mailbox af te zoeken omdat bonnetjes steeds vaker ook worden gemaild;

• in je download map te kijken of de factuur daar toevallig is bewaard;

• contact op te nemen met de winkel en te vragen of ze de bon opnieuw kunnen printen.

Wat betekent het kwijtraken van een bonnetje nog meer voor je boekhouding?

Een bonnetje of factuur gebruik je niet alleen voor je btw-teruggave. Het toont ook aan hoeveel kosten je mag aftrekken van je winst. Gelukkig zijn de regels hierbij iets minder streng. De Belastingdienst vraagt je jouw aangifte zo nauwkeurig mogelijk te onderbouwen. Als er een bonnetje of factuur mist, kun je jouw Belastingkantoor een aparte brief sturen met extra uitleg en aanvullend bewijsmateriaal. Denk bijvoorbeeld aan een bestelbon of pakbon in combinatie met een bewijs van betaling zoals je bankafschrift.

Wanneer je voldoende bewijs hebt, mag je het betaalde bedrag alsnog als kosten opvoeren. Dit verlaagt je winst en daarmee je inkomstenbelasting.

Als je twijfelt over de juiste aanpak bij een missende bon of factuur kun je jouw vragen ook voorleggen bij de Belastingdienst via de Belastingtelefoon.

Zo voorkom je kwijtgeraakte bonnetjes of facturen

Voorkomen is beter dan genezen. Een bonnetje kwijtraken levert je financieel nadeel op én veel gedoe. Er zijn wel leukere dingen te bedenken dan alles afzoeken naar dat missende bonnetje.
Daarom is het slim om nu al te bedenken hoe je dit voor de volgende keer voorkomt.

Met de scan- en herkenfunctie van een boekhoudpakket wordt het vrijwel onmogelijk om bonnetjes kwijt te raken. Zodra je een bonnetje ontvangt, maak je er een foto van en upload je deze via je boekhoudapp. En bonnetjes of facturen die je digitaal ontvangt, stuur je direct door naar je boekhoudpakket. Zo heb je direct alles compleet én opgeslagen conform de bewaarplicht van de Belastingdienst.

Ook eenvoudig bonnetjes scannen?

Maak je nu nog geen gebruik van een online boekhoudpakket? Dan is het interessant om te onderzoeken of dat misschien iets voor jou is. Naast het scannen van bonnetjes heeft een online boekhoudpakket nog meer voordelen. Denk aan het kunnen versturen van facturen, betalingsherinneringen én je btw-aangifte. We vergeleken de populairste boekhoudpakketten zodat jij kunt kiezen welk pakket het beste bij jou past. Bekijk hieronder onze eerlijke vergelijking.

Welk boekhoudpakket past bij mij?

Bekijk de voor- en nadelen van de bekendste pakketten