Kun je btw terugvragen als je producten in het buitenland koopt?

Of je nu een whiteboard bestelt bij een Chinese webshop of Franse kazen importeert: je hebt altijd te maken met btw. Die btw staat meestal niet op je factuur, maar ben je wel verschuldigd. Hoe je de btw betaalt én terugvraagt hangt af van waar je de producten hebt gekocht: in de Europese Unie (EU) of daarbuiten.

Btw op aankopen binnen de EU

Bij aankopen binnen de EU krijg je van de verkoper vaak een factuur waarop staat ‘0% btw’ of ‘btw verlegd’. Tenminste, als je aangeeft dat het een zakelijke bestelling is en je jouw btw-nummer doorgeeft. De verschuldigde btw moet je daarna zelf opgeven in je btw-aangifte (ook wel: aangifte omzetbelasting). Je berekent het btw-bedrag zelf. Hiervoor kijk je naar het btw-tarief dat geldt in Nederland.

Net als bij Nederlandse producten mag je deze btw vervolgens terugvragen. Dat doe je in dezelfde btw-aangifte. Per saldo betaal je dus eigenlijk helemaal geen btw. Natuurlijk geldt ook hier de regel dat je de producten wel moet hebben gebruikt om belaste omzet te verdienen. De btw op bijvoorbeeld je privé laptop mag je dus niet aftrekken.
 
Bij het kopen van goederen in een ander EU-land spreken we officieel niet van importeren maar van een ‘intracommunautaire verwerving’. Je kunt zelf checken of je jouw EU-aankoop moet opgeven in je btw-aangifte op de website van de Belastingdienst.
 
Heeft de buitenlandse verkoper toch wel btw in rekening gebracht? Dan mag je de btw in Nederland terugvragen als je aan de voorwaarden voor btw-teruggave voldoet.

Btw op aankopen buiten de EU

De btw op aankopen buiten de EU betaal je via de douane van het land waar de goederen de EU binnenkomen. Bij het importeren worden de goederen daar aangegeven. De douane berekent dan de btw en eventuele invoerrechten. De invoerrechten verschillen per product en land van herkomst, maar liggen vaak tussen de 0% en 17% van de prijs van je order (inclusief verzendkosten en eventuele verzekeringskosten). Invoerrechten kun je niet terugvragen, je btw wel.
 
Meestal regelt de vervoerder de aangifte bij de douane. Je krijgt dan van de vervoerder een rekening voor de btw en eventuele invoerrechten. Deze btw mag je vervolgens aftrekken als voorbelasting in je btw-aangifte. Ook deze btw krijg je dus gewoon terug, als je de ingekochte producten tenminste gebruikt om belaste omzet te genereren.
 
Voer je regelmatig (grote hoeveelheden) goederen in? Dan kun je hiervoor een artikel 23-vergunning aanvragen. Je hoeft je aankopen dan niet bij de douane aan te geven, maar hebt hiervoor een aparte regeling met de Belastingdienst.

Btw-regels bij dropshipping

Bij dropshipping verkoop je een product dat je niet zelf op voorraad hebt. Je laat de verkochte producten rechtstreeks leveren aan klanten. Hierbij kan zowel de leverancier als de klant in het buitenland zitten. Dit heeft impact op hoeveel btw je betaalt als dropshipper en aan wie. Laat je hierover adviseren door een btw-expert.

Hoe je jouw btw terugvraagt

Goederen binnen de EU
Heeft de verkoper geen btw in rekening gebracht? Dan moet je de verschuldigde btw zelf opgeven bij je btw-aangifte. Dat doe je in rubriek 4b. Vervolgens trek je het weer af als voorbelasting in rubriek 5b.
 
Heeft de verkoper jou wel btw in rekening gebracht? Dan moet je een apart verzoek indienen om je btw terug te vragen uit een EU-land.
 
Goederen buiten de EU
De verschuldigde btw heb je betaald aan de vervoerder of de douane. Dat kan de Nederlandse douane zijn, maar ook de douane van een ander EU-land. In de tabel zie je hoe je de betaalde btw kunt terugvragen.

Bij het importeren van goederen is het belangrijk om je administratie goed op orde te hebben. Naast de normale administratieve verplichtingen moet je ook andere bewijsstukken bewaren. Denk aan:

• Een kopie van de vrachtbrief
• Betalingsbewijzen
• De invoeraangifte van de douane
• De uitnodiging tot betaling van de douane
• De factuur van de douane-expediteur
• Eventueel andere documenten die betrekking hebben op de invoer van de goederen

Heb je btw betaald aan een onderneming buiten de EU? Vraag dan bij de buitenlandse belastingdienst óf en hóe je die btw kunt terugvragen.

Hoe je de btw verwerkt in je boekhoudprogramma

Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan is het belangrijk dat je hierin de btw op een juiste manier verwerkt. De btw staat vaak niet op de factuur die je krijgt van de leverancier. Je krijgt in plaats daarvan een aparte factuur van de vervoerder of douane. Dat betekent dat je de btw apart verwerkt. Check bij jouw boekhoudprogramma hoe je dit het beste kunt doen.

Btw inboeken en terugvragen

Bekijk hoe dit werkt bij Rompslomp

Btw terugvragen kan alleen als je btw-plichtig bent

Je kunt natuurlijk alleen btw verrekenen als je zelf ook btw in rekening brengt bij je klanten. Doe je dat niet, bijvoorbeeld omdat je een btw-vrijgestelde dienst levert of omdat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling? Dan kun je nooit btw terugvragen, dus ook niet op spullen die je in het buitenland koopt. 

Loop geen geld mis en vraag jouw btw terug

Je zag dat je de btw op geïmporteerde goederen gewoon kunt terugvragen. In veel gevallen werkt dit hetzelfde als wanneer je Nederlandse producten koopt. Je verrekent de btw als voorbelasting op je btw-aangifte. Alleen wanneer je de btw rechtstreeks aan een bedrijf buiten de EU hebt betaald, kan het lastig zijn om je btw terug te krijgen. Dit verhoogt je kosten. Houd hier dan ook rekening mee bij het vaststellen van de prijs van je product of dienst.
 
Koop je vaak producten in het buitenland? Dan kan het interessant zijn om met een btw-expert te onderzoeken hoe je dit het beste regelt. Is het misschien mogelijk om btw te besparen? En hoe leg je jouw aankopen goed vast in je administratie? Zoek op internet naar een btw-expert die ervaring heeft in jouw vakgebied en check de beoordelingen van andere ondernemers. Zo weet je écht zeker dat je jouw btw-zaken goed op orde hebt.