En dus zit Linda bij mij aan de thee. Voor op de keukentafel liggen diverse blauwe enveloppen. En een verzoek voor een boekonderzoek. Van de belastingdienst. Of ze even alle gegevens van 5 jaar terug wil aanleveren. Ze gaan haar ‘boeken’ controleren. “Ik heb er slecht van geslapen Janine”, zegt Linda.
Stress is geen goede basis voor een gesprek
Eerst maar even rust inbouwen. Want een fatsoenlijk gesprek voeren met iemand die totaal in de stress zit, heeft geen zin. We drinken rustig ons kopje thee. “Heel goed dat je direct hulp hebt gezocht. Dit is stap één. Laten we samen eens gaan kijken wat er precies aan de hand is en wat er precies gevraagd wordt. Je weet dat ik geen boekhouder ben. Maar ik kan wel met je meedenken.”
“Stom, stom, stom, zegt Linda. Ik had me nooit gerealiseerd dat de belastingdienst ooit een controle zou komen doen. Dat heeft mij niemand ooit verteld toen ik mijzelf inschreef bij de Kamer van Koophandel. En nu willen ze de ‘boeken’ inzien.”
Administratieplicht
Maar…. die boeken bestaan helemaal niet. Linda is nogal van het clean deskprincipe. Dat past bij haar bedrijf als opruimcoach. Linda vervolgt: “Ik heb een Excel bestand waar alles instaat. Ik heb daarna alle facturen en bonnetjes weggegooid. Had ik dat dan allemaal moeten bewaren?”
“Ja, dat had je allemaal moeten bewaren.”, zeg ik. Maar liefst 7 jaar. Tenzij je er een digitale kopie van hebt gemaakt. “En niet alleen die facturen en bonnetjes. Je moet veel meer bewaren voor de belastingdienst. Jouw agenda bijvoorbeeld. Heb je ook een urenregistratie bijgehouden? Zodat je kunt aantonen dat je ondernemer bent voor de belastingdienst. Ik zie dat je in de aangifte inkomstenbelasting hebt aangegeven dat je minimaal 1225 uren hebt gewerkt in jouw onderneming. Want je hebt gebruik gemaakt van aftrekposten.”
Ik zie Linda steeds witter wegtrekken. “Maar dat wist ik helemaal niet. Ik dacht dat dat allemaal wel zou loslopen. Iedereen vult dat toch zo in. Zo’n boekonderzoek komt toch bijna nooit voor?”
“Dat klopt”, zeg ik. Een boekonderzoek komt bijna nooit voor. De belastingdienst is heel erg druk, maar jij bent toevallig eruit gepikt. En nu zul je alles moeten verantwoorden.”
Linda wordt boos. “Ik ben maar een kleine zelfstandige. Laat ze die grote bedrijven eens aan gaan pakken. Ik werk keihard en nu word ik keihard aangepakt, omdat ik iets niet wist. Ik vind het oneerlijk.”
“Daar kijkt de belastingdienst toch een beetje anders naar. Jij schreef je in bij de Kamer van Koophandel. Dat was ook het moment dat de wet jou verplichtte om van alle regels op de hoogte te zijn. Dat zijn er nogal wat en het is onmogelijk om als ondernemer al die regels te kennen. Daar heb je dan weer experts voor nodig. Wie verzorgt voor jou de boekhouding en de aangifte inkomstenbelasting?”
Nooit handelen en wandelen met familie
Linda beseft zich ineens dat ze veel eerder bij mij aan de keukentafel een kop thee had moeten komen drinken. “Dat doet mijn gepensioneerde oom Karel. Hij doet al jaren de inkomstenbelasting voor mij en toen ik als ondernemer begon is hij dat blijven doen. Oom Karel doet voor de hele familie ieder jaar alle aangiftes. Ik snap daar zelf niets van en ik geef hem ieder jaar een dinerbon. Als dank. En het scheelt mij weer een dure boekhouder. Alleen oom heeft mij niet verteld dat ik ook al die bonnetjes moest bewaren.”
Ok. Dit moet ik tactisch, maar wel duidelijk gaan brengen. We hebben te maken met een familielid. Iemand die goedbedoeld iemand anders wil helpen. En dat ook leuk vindt om te doen. Maar onbewust zijn nichtje toch behoorlijk in de problemen heeft gebracht.
“Fijn Linda, dat jouw oom Karel jou al die jaren uit de brand heeft geholpen. Maar het moment dat je ondernemer werd, had je andere hulp nodig. Iemand die jou vertelt wat de regels zijn omtrent boekhouden en administratie. Iemand die je een spiegel voorhoudt als je een foutje maakt. En dat is niet oom Karel.
En ja, degene kost geld. Maar je moet dat niet zien als een kostenpost, maar als een investering. Want die professional moet zichzelf terugverdienen met de juiste adviezen. Dat had je heel veel ellende nu gescheeld.”
“Je hebt gelijk Janine.” En er volgt een diepe zucht.
Ik zie dat Linda er op dit moment nog een extra zorg bijkrijgt. Namelijk vertellen aan oom Karel dat ze echt de overstap gaat maken naar iemand anders. En dat is lastig. Want het is niet alleen familie. Linda beseft zich ook dat ze haar financiën in de handen van iemand anders heeft gelegd. En dat daar niet zo goed mee is omgegaan.
“Jij kunt dat Linda. Dit hoort ook bij het ondernemerschap. Leiderschap tonen en keuzes maken. Hoe aardig je iemand ook vindt. Als diegene jouw bedrijf niet meer dient, dan moet je de volgende stap gaan zetten. Dat is in jouw eigen belang. Ik zal je vast in contact brengen met een collega uit mijn netwerk. Je mag erop vertrouwen dat zij samen met jou dit varkentje gaat wassen.”
Een wijze les voor de toekomst
Als je een ander werk laat doen, zorg dan voor kwaliteit. Goedkoop is duurkoop. Je kunt zelf meer dan dat je denkt. Een foto maken van een bonnetje met de app van jouw boekhoudpakket lukt prima zelf. En voor dat waar je echt geen verstand van hebt, schakel een gekwalificeerd iemand in. Dat kost geld, maar dat verdien je gemakkelijk weer terug.
Janine van Vliet
Koken met Cijfers
www.kokenmetcijfers.nl
