Cashflow
Als je de btw-aangifte instuurt, valt het bedrag dat je moet betalen misschien toch hoger uit dan je had verwacht. Je dacht dat je veel geld op je betaalrekening had staan en nu gaat er weer een paar duizend euro vanaf. Hoe kun je deze ‘verrassing’ voorkomen? Een hele simpele oplossing is om van iedere factuur die klanten aan jou betalen, meteen (automatisch) het bedrag aan btw te sparen op een aparte spaarrekening die je bijvoorbeeld ‘Reservering btw’ noemt. Als het om veel facturen gaat, kun je ook wekelijks een bedrag reserveren over de verzonden facturen van die week.
Elke keer als je dan je bank app opent, zie je het bedrag dat je aan het eind van het kwartaal ongeveer moet gaan betalen. En na het doen van je aangifte is deze spaarrekening leeg, maar blijft het bedrag op je betaalrekening een stuk stabieler. Dan geeft het saldo op je betaalrekening een realistischer beeld van hoe je ervoor staat. Stel je stuurt een factuur van 1210 euro, dan is 210 euro daarvan btw (uitgaande van 21% btw). Als je dat bedrag meteen parkeert, weet je zeker dat je jezelf niet rijker rekent dan je bent.
De btw-aangifte is geen verrassing
Niets zo voorspelbaar als de datum waarop ieder kwartaal je btw-aangifte ingediend moet zijn. En toch overvalt het je ieder kwartaal omdat je zo druk bent met je opdrachten en werkzaamheden voor klanten. Herkenbaar? Je bent niet de enige die in de laatste week van april nog allerlei oude bonnen tegenkomt.
Uitgaven zo snel mogelijk verwerken in je boekhouding levert alleen maar voordelen op:
- Je bent uiteindelijk minder tijd kwijt. Je hoeft namelijk minder lang uit te zoeken waar bonnen ook alweer van waren.
- Je stapel met bonnen/facturen blijft beperkt tot de bonnen van bijvoorbeeld die ene week en dit houdt het heel overzichtelijk.
- Minder fouten: Het verkleint de kans dat je bonnen/facturen kwijtraakt. En dat je daarmee dus minder voorbelasting in je aangifte kunt aftrekken. Dit bedrag kan al snel oplopen tot enkele honderden euro’s als je bijvoorbeeld veel materialen hebt ingekocht.
- Geen stress meer aan het einde van het kwartaal: je hoeft vlak voor de deadline alleen nog de laatste uitgaven te verwerken waardoor je extra tijd hebt om alles nog eens te controleren. Zo loop je geen geld mis en vergeet je dingen minder snel.
Benut je boekhoudpakket voor grip op je btw-aangifte
Met de standaardoverzichten in je boekhoudpakket kun je ieder moment zien hoeveel btw je moet gaan betalen over alles wat je tot dan toe verwerkt hebt. Zo weet je elk moment hoe je ervoor staat en kom je niet voor verrassingen te staan.
Als je netjes je administratie bijhoudt, houd je aan het einde van de maand of het kwartaal tijd over. Deze tijd kun je als ondernemer goed gebruiken. Zo kun je met de informatie uit je administratie ook een forecast maken van wat je de komende maanden verwacht aan te betalen btw of kosten in het algemeen.
Maak bijvoorbeeld om de zoveel tijd een export van je uitgaven en van de facturen die je aan klanten hebt verstuurd. Deze informatie samen geeft een heel goed beeld van het verloop van de bedragen die je bij de btw-aangiftes moet afdragen.
Help, ik ben niet gedisciplineerd en heb een hekel aan boekhouden
Hierover schreven we eerder al een blog. Geen probleem. Houd het simpel. Plan eens elke eerste werkdag van een nieuwe maand een kwartiertje btw-check in je agenda. Loop alles langs zodat je in control blijft en geen dingen vergeet. Bedenk dat elk uur dat je kwijt bent aan het inefficiënt doen van je administratie er één minder is die je aan je core business en klanten kunt besteden.
Samengevat:
- Bonnetjes meteen scannen
- Btw-bedragen reserveren
- Op vaste momenten (wekelijks of maandelijks) je administratie bijwerken
- Voor de deadline alles nog even controleren
Dit levert minder stress op, meer overzicht en misschien ook nog meer geld! Alleen maar voordelen dus.
Succes met de aangifte!
