Hoe maak ik een kwitantie?

Als particuliere (oftewel: niet zakelijke) verkoper mag je namelijk geen factuur sturen zonder KvK-inschrijving. Zelfs niet als je wel bent begonnen als ondernemer maar nog niet ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel. Op een factuur moet je onder andere je bedrijfsnaam en KvK-nummer vermelden. Als particulier heb je die niet.

Een factuur maken zonder KvK is daarom niet toegestaan en kan niet door je klant worden ingeboekt Met een kwitantie kan de klant de uitgave wel correct in de boekhouding verwerken.  Als je als particulier iets verkoopt, maak dan duidelijk naar je klant dat je een kwitantie zonder KvK stuurt.

Kwitantie vs. factuur

Ben je een particuliere verkoper? Goed nieuws: een kwitantie is niet zo moeilijk om te maken. Er zijn namelijk minder eisen dan bij het maken van een factuur. Factureren als particulier is niet toegestaan, maar een kwitantie mag wel.

Hoe maak je een kwitantie? Je moet de volgende informatie vermelden:

1. Jouw naam en adres en die van je klant

• Vermeld jouw volledige naam en adres
• Vermeld de naam en adres van je klant, of van het bedrijf

2. Datum en kwitantie nummer

• Vermeld de datum dat je de kwitantie stuurt
• Vermeld het kwitantie nummer
  • Zo kun je kwitanties onderscheiden in je administratie. Het is de bedoeling dat elke kwitantie een eigen nummer heeft. Daarnaast moeten de kwitantie nummers elkaar opvolgen. Bijvoorbeeld: 2024001, 2024002, 2024003 etc. 

3. Geleverde goederen en diensten en het totaalbedrag

• Vermeld het aantal en omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
• Reken geen btw over het totaalbedrag!* Je mag alleen btw vragen als je een btw-plichtige ondernemer bent.

4. Jouw handtekening

• Sluit de kwitantie af met je handtekening

*Let erop dat je geen btw berekent aan je klant! Je mag alleen btw vragen als je een btw-plichtige ondernemer bent. Je klant mag ook geen btw terugvragen bij hun btw-aangifte.

Voorbeeld van een correcte kwitantie

Hieronder is een voorbeeld van hoe je een correcte kwitantie opstelt. Let erop dat je een kwitantie stuurt nadat de betaling is voldaan. Een factuur verstuur je meestal voordat de betaling is voltooid.

Hoe geef je de inkomsten aan bij de Belastingdienst?

Heb je inkomsten als particulier? Dan moet je dit bij de inkomstenbelasting aangeven. Je doet dat bij Box 1 (‘belastbaar inkomen uit werk en woning’). Particuliere inkomsten moet je opgeven als ‘inkomsten uit overig werk’.

Let er ook op dat je uitgaven aftrekt die je hebt gemaakt voor deze inkomsten. Stel dat je reis- of inkoopkosten hebt voor een particuliere opdracht. Deze kosten mag je van je winst aftrekken. En omdat alleen de winst wordt belast, bespaar je aardig wat geld! Bewaar wel alle bonnetjes van je uitgaven als bewijs.

Samenvattend:

• Als particulier mag je geen factuur versturen zonder KvK

• Je mag wel een kwitantie opstellen, als bewijs van betaling

• Je hoeft geen btw te rekenen

• Je geeft je inkomsten op als ‘overige werkzaamheden’ in box 1

Aan de hand van deze blog weet je hoe je als particulier een kwitantie opstelt. Heb je de volgende stap genomen en sta je als ondernemer geregistreerd bij de KvK? Neem dan een kijkje op deze blog om te leren hoe je een correcte factuur opstelt!