Gebruik je meerdere handelsnamen? Zo houd je grip op je administratie

In het kort

• Als eenmanszaak mag je meerdere handelsnamen voeren onder één KvK-nummer.
• Je btw-aangifte doe je altijd onder één btw-nummer, ook met meerdere namen.
• Geef elke handelsnaam een eigen factuur-uitstraling, zonder aparte software.
• Houd kosten en inkomsten per handelsnaam uit elkaar met de juiste instellingen.
• Overweeg pas een aparte administratie of andere rechtsvorm als je activiteiten echt los van elkaar staan.

Mag je als eenmanszaak meerdere handelsnamen voeren?

Ja, dat mag. Je kunt als persoon maximaal één eenmanszaak inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Twee losse eenmanszaken op jouw naam zijn niet toegestaan, omdat je privévermogen direct verbonden is aan je onderneming. Binnen die ene eenmanszaak mag je wel zoveel handelsnamen registreren als je wilt.

Harry schildert bijvoorbeeld onder de naam "Harry Kwast" en organiseert trainingen onder de naam “Harry Vertelt". Beide namen registreert hij bij de KVK, onder hetzelfde KVK-nummer. Hij factureert klanten vanuit de naam die bij de opdracht past.

Let wel goed op: een handelsnaam mag niet misleidend zijn over wat je doet, en voor elke extra naam betaal je een registratievergoeding aan de Kamer van Koophandel.

Wat betekent het voor je administratie als je meerdere handelsnamen hebt?

Met meerdere handelsnamen blijf je administratief gewoon één onderneming:

• Je gebruikt één btw-nummer, ook al factureer je onder verschillende namen.

• Je aansprakelijkheid is voor alle handelsnamen gelijk omdat het onder dezelfde eenmanszaak valt.

• Je btw-aangifte en jaarrekening gaan over je hele eenmanszaak. Je hoeft dit dus niet per handelsnaam apart te regelen.

Dat klinkt makkelijk: je hele administratie op één hoop gooien. Maar als je met meerdere handelsnamen werkt, kan dit al gauw verwarrend worden. Facturen met verschillende namen komen bijvoorbeeld in dezelfde inbox terecht. Of de kosten van de ene activiteit worden per ongeluk geboekt bij de andere. Aan het einde van het jaar is het dan moeilijk te zien wat per handelsnaam de kosten en opbrengsten waren.

Hoe scheid je de kosten en inkomsten per handelsnaam in je boekhouding?

Je regelt dit met een aparte omzet- en kostenrekening per handelsnaam. Werk je bijvoorbeeld als schilder én als trainer, zoals Harry uit ons eerdere voorbeeld, dan maak je twee omzetrekeningen aan: "Omzet schilderen" en "Omzet trainingen". Doe hetzelfde voor je kosten, bijvoorbeeld "Kosten schilderen" en "Kosten trainingen".

Boek je facturen en uitgaven steeds op de rekening die bij de betreffende handelsnaam hoort. Gaat een uitgave over twee handelsnamen tegelijk, zoals een gezamenlijke advertentie? Dan splits je die uitgave over de juiste kostenrekeningen. Aan het einde van het jaar zie je in je winst- en verliesrekening direct wat elke activiteit heeft opgeleverd en gekost, ook al staat alles in dezelfde administratie.

Verwarring voorkomen bij klanten? Geef elke handelsnaam een eigen uitstraling op je factuur

De meeste boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om meerdere factuursjablonen aan te maken. Zo maak je per handelsnaam een factuur met een eigen logo, huisstijl en bedrijfsgegevens. Je verstuurt dan facturen die er professioneel uitzien en niet tot verwarring leiden bij je klant.

Lees ook ons blog: Factuur ontwerpen in Canva of Rompslomp: wat past bij jou?

Wanneer kies je toch voor een aparte administratie of rechtsvorm?

Soms is één administratie of rechtsvorm niet meer genoeg. Denk aan deze situaties:

• Je wilt aparte jaarcijfers per activiteit kunnen laten zien, bijvoorbeeld voor een lening, investeerder of potentiële koper.

• Eén activiteit groeit uit tot een volwaardig bedrijf, met eigen personeel of een eigen boekhouder.

• De btw-behandeling van je activiteiten verschilt sterk, bijvoorbeeld belaste en vrijgestelde omzet naast elkaar.

• Je wilt een van je handelsnamen verkopen, maar de andere niet.

Herken je een van deze situaties? Kies dan voor een tweede, volledig aparte administratie, zodat je eenvoudig tussen beide kunt schakelen. In veel boekhoudpakketten kun je dit eenvoudig regelen.

Wil je je activiteiten ook juridisch scheiden, bijvoorbeeld omdat het risico van de ene activiteit groter is dan van de andere? Dan is een eenmanszaak met meerdere handelsnamen niet langer de oplossing. Je kunt dan beter kijken naar andere rechtsvormen, zoals een vof met een partner of meerdere bv's.

Laat je hierover bij voorkeur adviseren door een boekhouder, want dit heeft gevolgen voor je aansprakelijkheid en belasting.

Een administratie beheren met meerdere handelsnamen? Probeer Rompslomp gratis uit

Meerdere handelsnamen voeren binnen je eenmanszaak kan prima, zolang je je administratie goed inricht. Met factuursjablonen in meerdere huisstijlen en duidelijke kostenrekeningen houd je in één boekhoudpakket overzicht over meerdere handelsnamen. Benieuwd hoe dat in de praktijk werkt? Meld je hieronder aan voor de gratis proefperiode.

Probeer Rompslomp 30 dagen gratis uit!

Start je proefperiode