Als je bedrijf groeit en de risico’s toenemen: is het tijd voor een BV?

Wanneer is het tijd om over een BV na te denken?

Hans vertelt dat hij begon na te denken over een BV toen zijn bedrijf begon te groeien. "Het startte met een junior medewerker die twee dagen per week werkte. Dat was nog te overzien. Maar toen ik wist dat er meer personeel bij kwam en mijn inventaris groeide, werd het risico groter. Denk aan meerdere salarissen, pensioen dat je moet regelen en verzekeringen. Als mijn bedrijf op dat moment in zwaar weer zou komen, zouden schuldeisers niet alleen mijn zakelijke, maar ook mijn privévermogen kunnen aanspreken. Dat risico vond ik te groot. Toen heb ik besloten dat het tijd werd voor een BV."

“De reden dat ik naar een BV overstap is dus puur een risico-afweging. Als eenmanszaak ben ik een natuurlijke persoon. Alle risico’s, zoals het betalen van salarissen aan mijn personeel, komen op mijn schouders terecht. Als het slecht gaat met mijn bedrijf, kunnen schuldeisers ook aankloppen bij mijn privévermogen.” 

Hans legt uit: “Met een BV loop ik alleen zakelijk risico, zolang ik geen onbehoorlijk bestuur voer. Als ik mijn bedrijf normaal run, salarissen betaal en alles netjes regel, ben ik privé afgedekt. Mocht mijn BV failliet gaan door een tegenvaller of een instortende markt, dan blijft mijn privévermogen buiten schot. Dat is bij een eenmanszaak niet zo. Als het daar misgaat en ik niet genoeg geld op de zakelijke rekening heb om salarissen, de Belastingdienst en leveranciers te betalen, dan kunnen schuldeisers aankloppen bij mijn privévermogen. Dat risico wilde ik niet langer lopen.”

De praktische kant van een BV

Over de praktische verschillen tussen een eenmanszaak en een BV zegt Hans: “Een BV brengt extra kosten en administratieve lasten met zich mee. Je moet bijvoorbeeld jaarrekeningen deponeren bij de Kamer van Koophandel en via een notaris je statuten opstellen. Toch vind ik de overstap de moeite waard. Vanaf het moment dat ik wist dat ik meer personeel ging aannemen, heb ik advies gevraagd aan mijn fiscalist en boekhouder.”

Daarnaast speelt de boekhouding een rol. “Een boekhoudpakket zoals Rompslomp werkt fantastisch voor zzp’ers. Het is voor BV nog goed te gebruiken, zelfs als je een paar man personeel hebt. Je moet dan wel met een aantal zaken rekening houden. Maar zodra je bedrijf groeit en je te maken krijgt met aandelenstructuren, pensioenafdrachten of andere complexe administratieve processen, kan dit minder geschikt zijn. Mijn boekhouder heeft me geholpen bij het kiezen van een pakket dat beter aansluit bij mijn nieuwe situatie.”

Hans merkt op dat de samenwerking met professionals een wereld van verschil maakt. “Mijn boekhouder en fiscalist hebben een adviserende rol. Ze zorgen ervoor dat ik me kan focussen op mijn werk, terwijl zij de complexe administratieve taken overnemen. Het enige wat ik zelf nog doe, is het opstellen van facturen. De rest, zoals salarisadministratie en inkoopfacturen, wordt door hen verzorgd. Hierdoor houd ik meer tijd over voor mijn klanten.”

Wanneer maak je de overstap naar een BV?

De keuze van Hans om over te stappen is sterk afhankelijk van je groeiambities. “Blijf je als zzp’er klein en wil je dat zo houden? Dan is een eenmanszaak prima. Maar zodra je merkt dat je groeit, personeel aanneemt, of andere bedrijven betrokken raken bij jouw onderneming, is het slim om de overstap te overwegen. Voor mij was het uiteindelijk een combinatie van risicobeheersing en fiscale voordelen die de doorslag gaf.”

Hij legt verder uit: “Je moet ook naar de toekomst kijken. Een BV biedt meer mogelijkheden voor groei, zoals het aantrekken van investeerders, het opbouwen van pensioen en het starten van meerdere werkmaatschappijen. Dat geeft je als ondernemer meer flexibiliteit en zekerheid.”

De belangrijkste lessen van Hans bij de overstap naar een BV

Voor ondernemers die twijfelen over de overstap naar een BV heeft Hans een duidelijk advies: “Ga niet zelf prutsen. Zoek een goede fiscalist en een boekhouder die je vertrouwt. Zij weten precies welke stappen je moet zetten en hoe je fouten voorkomt. Het kost misschien wat meer, maar je koopt er tijd en zekerheid mee.”

Voor wie nog twijfelt, geeft Hans mee: “Doe je huiswerk. Kijk op websites zoals die van de Kamer van Koophandel. Die bieden veel waardevolle informatie. Mijn belangrijkste tip? Weeg je risico’s goed af. Bij mij was het moment daar toen mijn bedrijf groeide, mijn orderportefeuille groter werd en ik mensen in dienst nam. Dan is een BV een logische stap.”

Hans’ ervaring met het overstapproces

Het proces van overstappen naar een BV verloopt volgens Hans in verschillende fasen. “De eerste stap was contact opnemen met mijn boekhouder en fiscalist. Zij hebben samen de benodigde documenten opgesteld, zoals mijn jaarrekening en een intentieverklaring voor de Belastingdienst. Vervolgens is de notaris ingeschakeld om de statuten van de BV op te stellen. Het is een hele papierwinkel, maar mijn adviseurs hebben alles uit handen genomen.”

Hij merkt wel op dat geduld belangrijk is. “Het proces kan soms langer duren dan je zou willen. De Belastingdienst, notaris en andere instanties hebben hun eigen tempo. Je moet leren loslaten en vertrouwen op je adviseurs. Het voordeel is dat zij ervoor zorgen dat alles correct en op tijd wordt geregeld.”

Een BV: niet de beste oplossing voor iedereen

Hoewel Hans overtuigd is van de voordelen van een BV, benadrukt hij dat dit niet voor iedereen de beste keuze is. “Als je zzp’er bent en je wilt klein blijven, dan is een eenmanszaak vaak voordeliger. Je hebt minder administratieve lasten en het is eenvoudiger om alles zelf te regelen. Maar als je merkt dat je bedrijf groter wordt en er meer verantwoordelijkheid bij komt kijken, dan is het slim om je te laten adviseren over de overstap naar een BV. Het geeft rust, zekerheid en de mogelijkheid om verder te groeien.”

De tips van Hans voor de overstap naar een BV

Het proces van overstappen naar een BV verloopt volgens Hans in verschillende fasen:

• Neem contact op met een fiscalist en boekhouder
  Hans begon met het inschakelen van professionals die hem hielpen bij het opstellen van de jaarrekening en een intentieverklaring voor de Belastingdienst.
• Laat de benodigde documenten opstellen
  De boekhouder stelde de jaarrekening op, en de fiscalist diende de intentieverklaring in om het proces officieel te starten.
• Werk samen met een notaris
  De notaris stelde de statuten van de BV op en registreerde deze bij de Kamer van Koophandel. “Het is een hele papierwinkel, maar mijn adviseurs hebben alles uit handen genomen,” zegt Hans.
• Heb geduld en vertrouw op je adviseurs
  Hans benadrukt dat het proces vaak langer duurt dan verwacht vanwege de afhankelijkheid van instanties zoals de Belastingdienst en de notaris. “Je moet leren loslaten en vertrouwen op je adviseurs.”
• Laat je helemaal begeleiden
  Het voordeel van professionele begeleiding is dat zij ervoor zorgen dat alles correct en op tijd wordt geregeld, waardoor je als ondernemer gerustgesteld bent.”

Ben je zelf benieuwd of een BV de juiste keuze is voor jouw bedrijf? Maak een afspraak met een boekhouder of fiscalist en ontdek wat het beste past bij jouw situatie.