Wat is een MT940 bestand en hoe kun je het downloaden?

Wat is een MT940 bestand?

Kortgezegd is een MT940 een lijst van alle banktransacties van één of meerdere bankrekeningen. Je kunt een MT940 niet met elk programma openen, het bestand is namelijk gecodeerd. Als ondernemer heb je meestal een MT940 nodig om banktransacties te importeren in je boekhoudprogramma. Zeker als je online boekhouding niet gekoppeld is aan je zakelijke bankrekening. 

Wat bevat een MT940-bestand? Per transactie bewaart een MT940 belangrijke gegevens zoals het bedrag, de datum, het rekeningnummer en het begin- en eindsaldo van de rekening. Zo kan een bank of boekhoudprogramma makkelijk alle transacties inlezen en dat scheelt veel tijd en foutgevoelig werk. Maar: het is tegenwoordig niet meer de handigste manier om je transacties in te laden.

Soms vraagt een bank naar een MT940-bestand, als je bijvoorbeeld een lening bij ze aanvraagt. Waarom vragen banken om een MT940? Een MT940 (of soortgelijke bestanden) geeft een completer beeld van je financiën dan een breed overzicht zoals je jaarrekening. Door je transacties automatisch te scannen berekent de bank makkelijk hoeveel je mag lenen.

Hoe download je een MT940?

Je kunt je transacties (bij- en afschrijvingen) downloaden bij de online omgeving van je bank. Hierbij krijg je de keuze voor een formaat. Om je transacties te importeren in je boekhoudpakket heb je een MT940 (of CAMT.053) nodig.

Let erop dat je niet het rekeningafschrift download. Een rekeningafschrift is ook een overzicht van banktransacties, maar dat is  meestal een PDF. Dat is handig als je zelf je financiën wil inzien. Je boekhoudpakket kan er echter geen gegevens mee importeren.

Zie hieronder hoe je transacties download bij de grootste banken: ABN AMRO, Rabobank en ING. Ben je klant bij een andere bank? Dan kun je het beste hun website raadplegen voor instructies. Grote kans dat de handleiding vergelijkbaar is met de stappenplannen hieronder.

ABN AMRO:

1. Log in bij ‘Internet Bankieren’ op je desktop.
2. Ga naar ‘Zelf regelen’ → ‘Overzichten en afschriften’ → ‘Bij- en afschrijvingen downloaden’.
3. Kies je zakelijke rekening(en).
4. Bepaal welke tijdsperiode je wilt downloaden.
5. Kies het MT940 formaat.
6. Download het bestand op een handige locatie.

Rabobank:

1. Log in bij ‘Internetbankieren’ op je desktop.
2. Ga naar ‘Betalen en ontvangen’ → ‘Transacties downloaden’.
3. Kies je zakelijke rekening(en).
4. Bepaal welke tijdsperiode je wilt downloaden.
5. Kies het MT940 formaat.
6. Download het bestand op een handige locatie.

ING:

1. Log in bij ‘Mijn ING’.
2. Ga naar ‘Service’ → ‘Je downloads & overzichten’ → ‘Af- en bijschrijvingen downloaden’.
3. Kies je zakelijke rekening(en).
4. Bepaal welke tijdsperiode je wilt downloaden.
5. Kies het MT940 formaat.
6. Download het bestand op een handige locatie.

Is CSV hetzelfde als MT940? 

Misschien ben je weleens CSV-bestanden tegengekomen, bijvoorbeeld bij het exporteren van bankgegevens. Een CSV is echter niet hetzelfde als een MT940. CSV-bestanden zijn een simpelere vertaling van tabellen. CSV-bestanden worden voor meerdere doeleinden gebruikt, zoals het samenvatten van banktransacties en klantinformatie. Gecodeerde MT940-bestanden worden alleen voor banktransacties gebruikt.

Sommige banken bieden je de optie om transacties als een CSV te exporteren. Bij veel boekhoudpakketten heb je echter een MT940 (of CAMT.053) nodig om transacties te importeren. Let hierop bij het downloaden van je bankgegevens!

Hoe belangrijk zijn MT940-bestanden?

MT940-bestanden worden momenteel nog breed ondersteund voor het overzetten van banktransacties. De komende jaren stappen banken echter over naar CAMT-bestanden. Waarom? Kortgezegd zijn CAMT-bestanden gestructureerder dan MT940. Zo slaan CAMT-bestanden meer details op over afzonderlijke transacties. Gelukkig kun je bij veel boekhoudpakketten al CAMT.053-bestanden importeren. Het is dus geen slecht idee om nu alvast over te stappen.

Het handmatig importeren van banktransacties met een CAMT kost je wel evenveel tijd als met een MT940. Tegenwoordig kun je met de meeste boekhoudpakketten ook een directe bankkoppeling maken. Dat is een stuk handiger. Je hoeft daarmee namelijk niks te downloaden of uploaden. Het boekhoudpakket zorgt er zelf voor dat al je transacties automatisch bij de bank worden opgehaald!

Je bespaart met een automatische bankkoppeling tijd, moeite én fouten. Hoewel MT940- en CAMT-bestanden meer foolproof zijn dan het handmatig invoeren van transacties, loop je toch risico dat je sommige betalingen mist of juist dubbel importeert. Een bankkoppeling stel je één keer in en vervolgens blijft je boekhouding altijd accuraat en up-to-date.

Uiteindelijk is het aan jou hoe je zakelijke inkomsten en uitgaven bijhoudt. Gaat er niet zoveel in en uit? Dan kan je het vast en zeker met een Excel spreadsheet bijhouden. In de meeste gevallen raden wij toch een boekhoudpakket met een automatische bankkoppeling aan. Ondernemen kan al een heel karwei zijn, dus maak het jezelf zo makkelijk mogelijk!

Benieuwd naar de 5 nadelen van boekhouden zonder bankkoppeling? Lees er meer over in dit artikel.