Wat kan ik doen om te voorkomen dat ik overwerkt raak?
“Wacht even. Dit telefoontje moet ik oppakken.” Voor ik het weet staat mijn zoomscherm op mute en kijk ik tegen een telefonerende klant aan. Ik ga nog maar even een kopje theedrinken, want dit kan wel een paar minuten gaan duren.
Brandjes blussen
“Zo, daar ben ik weer. Waar waren we gebleven?” Johan heeft de mute knop weer ontgrendeld en zit klaar voor mij. Ik adem even rustig in en uit. Er gaat geen afspraak met mij voorbij of Johan is afgeleid door zijn rinkelende telefoon als aannemer, door zijn vrouw of zijn kinderen.
Ondertussen is hij de hele dag druk bezig met brandjes blussen, maar heeft hij geen tijd om aan onze actiepunten te werken. Druk, druk, druk, druk.
Bij de loodgieter lekt ook altijd de kraan
Ik herken veel van mijzelf in Johan. In mijn vorige leven in loondienst was ik ook zo. Ik dacht dat het goed was om te multitasking. Telefoontje hier, babbeltje daar, mailtje eruit. Aan het einde van de dag vroeg ik mijzelf met regelmaat af: “Wat heb ik nu eigenlijk allemaal gedaan vandaag?”
Doodmoe ging ik naar huis zonder een voldaan gevoel. Maar hé, ik had die dag wel weer alle ballen hooggehouden. Ik was er voor alles en iedereen. Behalve voor mijzelf. Met als gevolg dat ik keihard tegen een burn-out aanliep. Het was niet de eerste keer.
2019 was een kantelpunt in mijn leven, waarop ik me besef dat ik met dit leven niet oud zou gaan worden. Ik moest het anders aan gaan pakken. Dat werd in 2020 het ondernemerschap. Ik bepaal mijn eigen agenda, mijn telefoon is doorgeschakeld als ik in gesprek ben. Ik zit nooit meer in de auto om 6.00 uur ’s ochtends. Ik werk taak voor taak af en probeer onderbrekingen te vermijden. En de allerbelangrijkste: ik werk nooit ’s avonds.
Focus aan/uit
“Weet jij dat het 15 minuten kost om van de ene taak te schakelen naar de andere taak?” zeg ik tegen Johan. “Onze afspraak duurt 1 uur. Daarvan heb je net 10 minuten gebeld en nu ben je nog 15 minuten bezig om de vorige taak in jouw hoofd af te sluiten en geconcentreerd bezig met zijn met jouw persoonlijke groei. Ik vind dat zonde van de investering die je doet.”
“Ja, maar als ik dit telefoontje niet opneem, kan de zzp’er niet verder met werken. Dan ligt het werk stil.” Dit is de klassieke gedachte in leiderschap: ze kunnen niet zonder mij. “Jij wil toch graag doorgroeien naar een bedrijf dat doordraait zonder dat jij jezelf hoeft te bemoeien met de uitvoering? Dat gaat op deze manier nooit lukken.”
“Dat komt omdat ik de juiste mensen nog niet heb gevonden. Nu ben ik afhankelijk van zzp’ers. Als ik straks werknemers heb, dan wordt het anders.” zegt Johan.
Leiderschap
Er is maar één persoon die de groei van een bedrijf in de weg zit en dat is de ondernemer zelf. Johan is het schoolvoorbeeld van een ondernemer, die zijn grenzen niet kan aangeven. Altijd voor iedereen bereikbaar zijn. Continue de prioriteit geven aan urgente klussen. Groei van een bedrijf zit juist in aandacht geven aan niet urgente activiteiten.
“Als jij zo doorgaat, dan zit jij over een aantal maanden in een burn-out”, waarschuw ik hem. “En ik kan het weten, want ik heb er zelf een jaar ingezeten.” Johan knikt. “Ik weet het. Ik ben laatst al naar de huisarts geweest met hartkloppingen. Hij gaf ook al aan dat ik rustig aan moet doen. Maar ik kan niet nu ineens ziek thuis gaan zitten of een paar dagen vrij nemen.”
Grenzen aangeven
“Ik vind dat je moet gaan leren om beter jouw grenzen aan te geven. Als jij duidelijk bent naar anderen, zul je merken dat ze dit gaan accepteren. Nu zet je continue de deur wagenwijd open voor de ander. Start met twee kleine stapjes.
1. Vanaf nu geef je aan tussen welke tijden je telefonisch bereikbaar bent. Bijvoorbeeld een uur in de ochtend en een uur in de middag. Je kunt een app installeren op jouw telefoon, die alle belletjes blokkeert. Dan kun je ongestoord werken aan wat jij moet doen, maar maak je ook tijd voor de ander. Alleen wel op tijden dat het jou uitkomt. Je zult merken dat je op deze manier veel meer gedaan krijgt.
2. Je plant een focus dag in voor jezelf. Een dagdeel of een hele dag waarin je alleen maar bezig gaat zijn met mijn actiepunten. Die blijven nu liggen, doordat je de hele dag brandjes aan het blussen bent. Maar de enige manier om die brandjes te voorkomen, is dat je structureler gaat werken aan de verbetering van jouw bedrijf. Wanneer plan je deze dag?”
Een wijze les voor de toekomst
Overwerkt raken voorkom je door jouw eigen grenzen te bewaken. En ze niet te laten bepalen door anderen. Het boek Focus Aan/Uit van Mark Tigchelaar heeft mij veel inzicht gegeven in hoe de huidige manier van werken niet meer werkt. Elke keer haal ik er weer een nieuwe actie voor mijzelf uit. Ook ik ben elke dag bezig met grenzen stellen en zorgen dat ik niet terugval in oude patronen. Het is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar de grenzen herkennen is al stap 1. Om daarna voor altijd te beslissen dat je de grens van overwerkt zijn nooit meer overgaat.
Janine van Vliet
Koken met Cijfers
