Problemen met je boekhouder? Stap probleemloos over met deze tips!

Waarom overstappen? Veelvoorkomende redenen

Veel zzp'ers kiezen ervoor om naar een andere boekhouder te gaan omdat de kosten niet in verhouding zijn met de geleverde diensten. Je werkt hard voor je geld en dan wil je niet dat een groot deel daarvan naar een boekhouder gaat die niet doet wat jij verwacht. Een andere veelvoorkomende reden is slechte bereikbaarheid. Als je vragen hebt, wil je snel antwoord. Niets is frustrerender dan een boekhouder die alleen bereikbaar is als het hun uitkomt, omdat die teveel klanten heeft aangenomen en eigenlijk geen tijd voor je heeft.

Veel ondernemers willen daarnaast een boekhouder die ook fungeert als financieel adviseur en proactief is. Iemand die niet alleen reageert op vragen, maar ook zelf met oplossingen komt voordat problemen ontstaan. Je wilt iemand die je helpt vooruit te kijken, bijvoorbeeld door financieel advies te geven en belastingvoordelen te vinden en te benutten. Iemand die je wijst op kansen voor jouw onderneming en meedenkt over hoe je verder kunt groeien. Een boekhouder die regelmatig contact met je opneemt, je tips geeft en echt betrokken is bij jouw bedrijf. Zo voel je je gesteund en weet je dat je altijd een expert achter de hand hebt.

Wat moet je regelen voor de overstap?

Voordat je kunt overstappen, moet je een paar dingen regelen. Het begint bij het opzeggen van je contract met je huidige boekhouder. Check even of er een opzegtermijn is. Vaak moet je een maand van tevoren opzeggen. Verzamel daarna alle belangrijke documenten zoals jaarrekeningen, btw-aangiftes en grootboekadministratie. Zorg dat alles op orde is, dat maakt de overstap voor iedereen makkelijker. Hieronder een overzicht van wat je moet verzamelen voor je nieuwe boekhouder:

• Jaarrekeningen
• Btw-aangiftes
• Grootboekadministratie
• Contracten en overeenkomsten
• Facturen van klanten en leveranciers
• Bankafschriften
• Eventuele openstaande schulden of verplichtingen

En vergeet niet je nieuwe boekhouder te informeren over wat je verwacht. Duidelijkheid vooraf voorkomt misverstanden later. Van een hele goedkope boekhouder kun je niet verwachten dat die steeds meedenkt en super proactief zal zijn. Vraag dus goed na wat je precies krijgt voor het bedrag dat je betaalt. 

Let op: is je relatie verstoord met je boekhouder, dan kan het verstandig zijn om eerst je gegevens veilig te stellen. Zeker in het geval van slechte bereikbaarheid. Je wil niet dat je niet meer bij je gegevens kan omdat de boekhouder niet reageert na het opzeggen.  

Gegevens overdragen: hoe doe je dat veilig?

Het veilig overdragen van je gegevens is superbelangrijk. Gebruik altijd een versleutelde omgeving om je documenten te versturen. Er zijn genoeg tools om bestanden veilig te delen, zoals beveiligde cloudopslag of speciale software voor boekhoudkoppelingen. Denk hierbij aan Google Drive of Dropbox, maar dan wel met de juiste beveiligingsinstellingen, of online boekhoudsoftware die veilige overdracht mogelijk maken. Vermijd het sturen van gevoelige informatie via e-mail zonder extra beveiliging, zoals versleuteling of wachtwoordbeveiligde bijlagen. Overweeg ook om gebruik te maken van tweestapsverificatie waar mogelijk, zodat je zeker weet dat alleen jij en je nieuwe boekhouder toegang hebben tot de gegevens. Vraag ook je nieuwe boekhouder welke manier van gegevensoverdracht die aanbeveelt, want zij hebben vaak ervaring met de veiligste methodes. Zo weet je zeker dat alles netjes en veilig gebeurt, en voorkom je eventuele datalekken of problemen.

Lees ook het blog: Hoe kan ik het hacken van mijn boekhouding voorkomen?

Voorkom fouten en vertragingen

Bij een overstap kunnen er fouten ontstaan, en dat leidt tot vertragingen. Eén van de meest voorkomende fouten is dat niet alle gegevens worden overgedragen. Controleer dus goed of je echt alles hebt meegegeven, van oude btw-aangiftes tot bonnetjes. Werk je met een online boekhoudprogramma? Dan kun je eenvoudig je administratie delen en exporteren, zodat je zeker weet dat alles compleet is. Dit maakt het voor zowel jou als je nieuwe boekhouder een stuk makkelijker. Begin daarnaast op tijd. Het kan best even duren voordat je nieuwe boekhouder alle gegevens heeft verwerkt. Reageer snel op vragen en zorg dat je altijd bereikbaar bent om dingen snel te kunnen regelen.

Je nieuwe boekhouder inwerken

Een nieuwe boekhouder moet even inwerken, en daar kun jij bij helpen. Maak duidelijke afspraken over wie wat doet en wanneer. Bespreek samen welke taken jouw verantwoordelijkheid zijn en welke taken de boekhouder op zich neemt, zoals het indienen van btw-aangiftes, opstellen van de jaarrekening, of het bijhouden van dagelijkse boekingen. Geef toegang tot alle systemen die nodig zijn, zoals je boekhoudsoftware of je bankgegevens. Dit zorgt ervoor dat de boekhouder zijn/haar werk goed kan doen, en jij weet precies waar je aan toe bent. Begin met een paar kleine taken zodat de nieuwe boekhouder in jouw administratie kan duiken. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van recente facturen of het bijwerken van een aantal kleine boekingen. Goede communicatie is hierbij het allerbelangrijkst. Plan bijvoorbeeld regelmatig een kort overleg in om lopende zaken te bespreken en eventuele vragen te beantwoorden. Het helpt om meteen een goede basis voor jullie samenwerking neer te leggen.

Lees ook: In Rompslomp samenwerken met een boekhouder 

Conclusie

Overstappen naar een nieuwe boekhouder hoeft geen stressvolle onderneming te zijn. Met een goede voorbereiding regel je het snel en veilig. Zorg dat je alle documenten op orde hebt, werk goed samen met je nieuwe boekhouder en geef jezelf de kans om een frisse start te maken. Uiteindelijk gaat het om een samenwerking waarin jij je ondersteund voelt en zonder gedoe kunt ondernemen.