Waar je op moet letten als je een urenregistratie tool kiest
In dit blogbericht bespreken we verschillende tools om je urenregistratie bij te houden. Stel jezelf de volgende vragen bij het vergelijken van de verschillende methodes:
- Hoe eenvoudig is de tool te gebruiken? Kun je bijvoorbeeld ook je uren registreren als je onderweg bent of bij een klant werkt?
- Kun je er alle info in kwijt die jij wil of moet registreren?
- Hoeveel tijd kost het om de tool te gebruiken?
- Wat kost de tool?
- Heeft de tool handige functies? Kun je er bijvoorbeeld direct je uren mee factureren?
Urenregistratie Excel
Je urenregistratie bijhouden in Excel, Numbers of Google Sheets is gratis. Je kunt je document helemaal naar wens inrichten. Met handige formules zorg je er bijvoorbeeld voor dat je uren automatisch worden opgeteld, of dat het te factureren bedrag direct wordt berekend.
Zorg er in ieder geval voor dat je de volgende gegevens registreert:
- Datum
- Klant/opdrachtgever
- Omschrijving activiteit
- Directe of indirecte uren
- Uurloon
- Aantal uren
- Omzet
- Eventueel: projectnaam
Wanneer je geen/weinig ervaring hebt met formules, kun je ChatGPT of een andere AI-tool vragen om de formules voor jou te maken. Het kost namelijk veel tijd om alles handmatig uit te rekenen.
Als je jouw uren registreert in Excel is het niet mogelijk je uren direct te factureren. Je moet je uren handmatig overnemen op je factuur. Dit moet secuur gebeuren, een klein foutje kan je veel kosten.
Urenregistratie in Excel is dus gratis en voor iedereen toegankelijk, maar het is wel tijdsintensief en foutgevoelig.
Urenregistratie template Excel – gratis download
Wie kiest voor urenregistratie in Excel, maar zelf niet zo handig is met formules kan een urenregistratie template voor Excel downloaden. Rompslomp heeft zo’n gratis urenregistratie template. Omdat niet iedereen Excel heeft, staat ons template in het voor iedereen toegankelijke Google Sheets. Na openen is dit document ook te downloaden als Excel-bestand. Je vult er eenvoudig je uren in en alle tijden en bedragen worden handig voor jou opgeteld.
Een urenregistratie template in Excel of Google Sheets bespaart je veel tijd als je het vergelijkt met het zelf aanmaken van een Excel-bestand. Maar je moet de uren nog wel handmatig overnemen op je facturen waardoor het foutgevoelig blijft.
Urenregistratie template Excel
Download jouw template
Digitale urenregistratie via software of app
Een digitale urenregistratie is het meest efficiënt. Je uren worden bijgehouden, opgeteld en mogelijk zelfs direct omgezet in een factuur. Dat kan natuurlijk alleen als de urenregistratie software of app die mogelijkheid biedt. Check dus goed het aanbod voordat je een tool gaat gebruiken.
Uren bijhouden in Rompslomp
Het digitale boekhoudpakket van Rompslomp heeft zo’n handige functie. Je kunt je uren op verschillende manieren bijhouden. Bijvoorbeeld door een timer aan te zetten terwijl je aan een opdracht werkt. Of door handmatig de uren of werktijden in te vullen. Vervolgens koppel je die uren aan een project of opdrachtgever. Als de opdracht klaar is, of aan het einde van de maand, druk je op de knop en wordt er automatisch een factuur aangemaakt.
Natuurlijk kun je ook je indirecte uren (administratie, marketing e.d.) registreren zonder ze te factureren. En met de bijbehorende app registreer je jouw uren ook eenvoudig onderweg.
Digitale urenregistratie via software of een app brengt vaak kosten met zich mee. De hoogte verschilt per aanbieder. Bij Rompslomp is digitale urenregistratie onderdeel van alle betaalde pakketten. Met onze keuzehulp ontdek je snel welk boekhoudpakket het beste bij je past.
Welke uren registreer je eigenlijk?
Als je er eenmaal uit bent hóe je jouw uren registreert, is de volgende vraag: welke uren registreer je eigenlijk? Eenvoudig: alle uren die je werkt. Directe én indirecte uren. Directe uren zijn uren waarin je voor een opdrachtgever werkt en die je factureert. Indirecte uren zijn uren waarin je bijvoorbeeld je administratie doet, ideeën uitwerkt of nieuwe klanten zoekt. Alle gewerkte uren tellen namelijk mee voor het urencriterium: de 1.225 uren die je minimaal moet werken om voor bepaalde ondernemersvoordelen in aanmerking te komen.
Uren registreren als je producten verkoopt of een projectprijs rekent
Werk jij niet op basis van uurtje-factuurtje? Ook dan is het belangrijk om je uren te registreren. Voor de Belastingdienst én voor jezelf. Je rekent zo makkelijk uit of die € 2.000 voor een opdracht wel realistisch was. Is je winstmarge op orde of gaat je prijs de volgende keer misschien omhoog?
Door alle uren te registreren is het mogelijk je winstgevendheid goed in de gaten houden. Besteed je je tijd aan de juiste dingen? Of ben je bijvoorbeeld zo veel tijd kwijt aan je administratie dat je niet declarabel genoeg bent? In dat geval is het slim om een oplossing te zoeken waardoor je minder tijd kwijt bent aan je administratie. Een (gratis) boekhoudpakket waarin veel administratieve taken zijn geautomatiseerd levert je veel tijdwinst op. En misschien is het ook wel slim om je social media beheer uit te besteden, zo doe jij waar je écht goed in bent: jouw klanten blij maken.
Slimme urenregistratie: kies de beste optie voor jouw onderneming
Een efficiënte urenregistratie helpt je niet alleen bij het factureren, maar geeft je ook waardevolle inzichten in je winstgevendheid. Of je nu kiest voor een eenvoudige Excel-template of een geautomatiseerde tool zoals Rompslomp, het belangrijkste is dat je een methode vindt die bij jouw manier van werken past.
In dit blogbericht las je de voor- en nadelen van verschillende urenregistratietools. Hopelijk inspireert het je om een tool te kiezen die bij jou past. En wil je naast je uren ook je kilometers registreren? Luister dan zeker naar onze podcast ‘Wat goede rittenregistratie jou als zzp’er kan opleveren’.
Misschien vind je dit ook interessant ...
