Waarom betalen grote bedrijven zzp'ers zo laat?

Leestijd: ca. 3 minuten.

In het kort

• Zzp'ers worden vaak laat betaald, maar een deel van de vertraging komt door hun eigen factureergedrag.
• Grote bedrijven werken met vaste betaalbatches en meerdere controles (fiatteurs). Mis je de batchdag, dan wacht je al snel een week extra.
• Verstuur je factuur daarom direct na afronding van de opdracht, niet "als het uitkomt".
• Vraag je opdrachtgever naar hun betaalritme en stem je verzenddag daarop af.
• Check of de fiatteur bereikbaar is, bijvoorbeeld rond vakanties.
• Focus op wat je zelf kunt beïnvloeden: het moment van factureren, niet het systeem van de opdrachtgever.

Facturen sturen als het uitkomt

Sven is ict-consultant en werkt veel voor overheid gerelateerde organisaties. Grote, betrouwbare opdrachtgevers. Precies het soort klant waarvan je zou verwachten dat het geld netjes op tijd binnenkomt.

“Wanneer stuur jij je facturen?” vraag ik hem.

Hij haalt zijn schouders op. “Meestal als het uitkomt. Tussendoor. Ik doe het er even bij.”

“En wanneer is dat concreet?”

“Soms een week na de opdracht. Soms twee.”

Even blijft het stil.

“En dan wacht je hoelang op je geld?”

Hij zucht. “Meestal veertig dagen. Bureaucratische rompslomp, noem ik het.”

Je wordt niet laat betaald, je factureert te laat

Het factureergedrag van Sven staat niet op zichzelf. Ik kom het tegen bij heel veel ondernemers. Je bent goed in je vak, je levert je werk goed af en dan behandel je de factuur als bijzaak. Iets voor “als het uitkomt.” Die factuur zorgt uiteindelijk voor geld op de bankrekening. En geld is de zuurstof van je bedrijf. Zonder factuur is er geen betaling en zonder betaling geen salaris. Het zou prio nummer één moeten zijn.

Sven wijt de vertraging aan het systeem van de opdrachtgever. Misschien terecht, maar slechts voor een deel. Het stuk waar hij zelf over gaat, het moment van versturen, negeert hij volledig. Hij wordt niet laat betaald. Hij factureert te laat.

Waar het echt om draait: het ritme van de opdrachtgever

Bij een grote organisatie loopt jouw factuur nooit langs één bureau. Er is een functiescheiding: één persoon verwerkt de factuur, een ander (fiatteur) accordeert hem en weer een ander regelt de betaling. Dat voelt omslachtig, maar het is precies zo bedoeld. Dit noemen we het vierogenprincipe en voorkomt dat één persoon fraude kan plegen zonder dat het opvalt. Voor een groot bedrijf is dat noodzakelijk. Voor jou als zzp'er werkt dit vooral vertragend. Is de fiatteur op vakantie? Dan blijft jouw factuur gewoon liggen.

Daar komt nog iets bij. Grote bedrijven werken met betaalbatches. Ze zetten niet elke dag losse betalingen klaar, maar verzamelen alle facturen en sturen ze in één keer uit op een vaste dag. Grote bedrijven zijn gewend om op betaaltermijn te betalen. Dat staat automatisch in hun systeem.

Stel dat de betaaldag op vrijdag is. En jij verstuurt jouw factuur op zaterdag met 14 dagen betaaltermijn. Dan mis je die betaalbatch automatisch. En moet jij dus standaard een week extra wachten op jouw betaling.

Je kunt de manier waarop een organisatie haar interne processen heeft ingericht niet veranderen. Dat ligt buiten jouw invloed. Maar hoe en wanneer jij factureert, ligt er wél binnen.

Help, mijn klant betaalt niet! (gratis gids)

Lees het hier

De cirkel van invloed en de cirkel van betrokkenheid

Stephen Covey maakte ooit onderscheid tussen twee cirkels. In de cirkel van betrokkenheid zitten alle dingen waar je je druk om maakt, maar die je niet kunt sturen. In de cirkel van invloed zitten de dingen waar je daadwerkelijk iets aan kunt doen.

Sven zit vast in de eerste cirkel. Hij baalt van de fiatteurs, de trage systemen, de bureaucratie. Dit zijn stuk voor stuk zaken die hij niet in de hand heeft. Hoe langer hij daar zijn energie insteekt, hoe machtelozer hij zich voelt. Terwijl zijn eigen factureergedrag, het moment waarop hij op versturen klikt, precies in de tweede cirkel zit.

Dat is het omslagpunt. Niet de vraag waarom de opdrachtgever traag betaalt, maar de vraag wat jij zelf kunt doen om die traagheid voor te zijn. Als jij de aandacht verplaatst van de cirkel van betrokkenheid naar de cirkel van invloed, neem je regie over jouw eigen geldstroom.

Zo zorg je dat je factuur niet onnodig blijft liggen

Als je wil dat je facturen sneller worden betaald, dan heb je één taak te doen: factureren op het juiste moment.

1. Factureer direct na afronding van de opdracht

Niet “erbij,” maar als eerste actie zodra het werk klaar is. Elke dag uitstel is een dag die je straks terugziet in je betaaltermijn.

2. Vraag naar het betaalritme van je opdrachtgever

Draaien ze wekelijkse betaalbatches? Op welke dag? Bij grotere, vaste opdrachtgevers is dit prima bespreekbaar en het scheelt je weken wachttijd.

3. Check of de fiatteur aanwezig is

De fiatteur is meestal jouw aanspreekpunt. Gaat hij binnenkort op vakantie? Bespreek met hem om de factuur iets eerder te sturen, zodat je zeker weet dat de factuur niet blijft liggen in zijn vakantie.

4. Stem je verzenddag af op hun batchbetaaldag

Verstuur je factuur vlak vóór hun betaalronde, niet vlak erna. Het scheelt zomaar een week.

Podcast #9: Hoe zorg je ervoor dat je klanten snel betalen?

Luister het hier

De belangrijkste les 

Bureaucratische rompslomp is niet iets dat jou overkomt. Het is een systeem met een ritme. Je moet het systeem als zzp’er niet willen veranderen, maar leren lezen. Gebruik het in jouw voordeel en de frustratie is weg en daarmee het geld sneller op de bankrekening.

Janine van Vliet
Geldstroomexpert & gediplomeerd Businesscoach
Koken met Cijfers bv.