Wanneer is het slim om een boekhouder of accountant in te schakelen?

In het kort

• Niet alles wat je verdient, kun je vrij besteden – belasting en btw komen eerst;
• Jij bent zelf verantwoordelijk voor pensioen en arbeidsongeschiktheid;
• Geld op één rekening zonder duidelijke verdeling zorgt voor stress;
• Voorlopige of onverwachte belastingaanslagen kunnen je financiële planning flink verstoren.

In dit blog lees je twee verhalen van ondernemers die allebei tegen hun cijfers aanlopen vanuit 2 verschillende kanten. De één durft haar boekhouding nauwelijks aan te raken. De ander wil juist meer zelf doen. Twee situaties die laten zien dat er niet één juiste manier is om met je boekhouding om te gaan.

Gebrek aan sturing van boekhouding en financiën 

Via mijn netwerk kwam ik in contact met Annemiek. Ze geeft intercompany trainingen op gebied van organisatieveranderingen. Aan opdrachten en goede verdiensten geen gebrek. Wel aan haar eigen sturing van de organisatie rondom boekhouding en financiën. Een beetje opgelaten vertelde ze me dat ze cijfers en omgaan met geld altijd moeilijk heeft gevonden. Gelukkig was ze getrouwd met een echte cijferman. Hij regelde haar boekhouding en zorgde dat de facturen op tijd werden verstuurd. Maar nu niet meer. Een scheiding maakte een einde aan deze taakverdeling.

De voor- en nadelen van het doen van je eigen boekhouding

lees hier verder

Ik denk dat ik een boekhouder nodig heb

“Anita, ik weet echt niet hoe ik dit moet aanpakken, ik heb me nooit beziggehouden met boekhouding of financiën” zegt ze in ons kennismakingsgesprek. “Behalve het uitgeven dan” grapt ze er achteraan. Ik voel het ongemak in haar woorden. “Ik denk dat ik een boekhouder nodig heb, maar wat moet ik dan vragen? Ik weet echt helemaal niets” verzucht ze.

Ik vraag haar of ze het wil leren, de boekhouding en alles wat er mee te maken heeft. Annemiek kijkt me verschrikt aan. “Oh, nee dat gaat me echt niet lukken, daar krijg ik nu al stress van. Maar ik wil er wel graag meer van weten. Op mezelf vertrouwen dat ik het zelf kan, dat financiële stuk”.

Een organisatorisch stuk is de eerste stap 

Ze had al een boekhouder op het oog, maar wilde eerst met mij bespreken of ze dat moest doen. Ik denk dat zij enorm geholpen is met iemand die haar boekhouding verwerkt. Dat vertel ik haar ook. We spreken af dat ze deze boekhouder gaat benaderen. Dat ze met hem afstemt wat ze moet aanleveren en hoe. Maar dat is niet alles. Het organisatorische stuk, voordat er überhaupt nog maar een bon in de boekhouding terecht komt is de eerste stap. En die is ook best uitdagend voor Annemiek.

Niet in een hoekje kruipen

Annemiek is vastbesloten en vraagt mij om haar te helpen. Ze wil graag leren hoe ze haar boekhouding kan organiseren voordat het naar de boekhouder gaat. Wat ze moet aanleveren en wanneer. Ook wil ze ook graag inzicht in haar financiën in het algemeen. Hoe ze op een goede manier met geld leert omgaan. Ze is vastbesloten dat ze niet meer in een hoekje wil kruipen als het gaat om geld en cijfers. Maar zelf een boekhouding doen? Dat is voor haar een brug te ver. Een boekhouder is voor haar de beste oplossing.

Hoe vind je een boekhouder die bij je past?

Luister hier naar de podcast

Het gevoel dingen over het hoofd te zien

Onlangs had ik een gesprek met een andere ondernemer. René zat bij mij aan tafel voor een focusgesprek. René is houtbewerker en laat zijn boekhouding vanaf het begin verzorgen door een boekhouder. Dat leek hem het makkelijkst. Maandelijks krijgt hij een update van zijn cijfers op de mail, maar hij heeft daar niet veel feeling mee. Steeds vaker bekruipt hem het gevoel dat hij dingen over het hoofd ziet. Alleen… hij krijgt er geen grip op. Waar gaat het mis? Wat mist hij? Dat blijft onduidelijk en dat begint steeds ongemakkelijker te voelen.

Dichter op de cijfers zitten

René vertelt “ik wil meer betrokken zijn met alles wat er gebeurt binnen mijn boekhouding. Laatst nog, kwam ik erachter dat er inkoopfacturen niet waren geüpload in mijn boekhouding en daardoor niet op het lijstje ‘te betalen facturen’ waren gekomen. Zo kreek ik materialen niet op tijd geleverd. Dat had vervelende gevolgen voor mijn planning. Ik had niet scherp waar het mis was gegaan en daar baal ik van.”

Een kantelpunt

Voor René is dat een kantelpunt. Hij realiseert zich dat hij niet langer alleen wil vertrouwen op wat er achteraf wordt opgeleverd. Hij wil begrijpen wat er gebeurt, terwijl het gebeurt. Hij besluit het anders aan te pakken door zelf zijn boekhouding te gaan doen en zo meer gevoel te krijgen bij zijn cijfers. Hij wil zien wat er binnenkomt, wat eruit gaat en wat dat betekent voor zijn bedrijf.

Een andere rol van zijn boekhouder

De rol van zijn boekhouder verandert ook. Waar deze eerst vooral uitvoerend bezig was, zoekt René nu iemand die met hem meedenkt. Iemand die meekijkt, de boel checkt en hem helpt om zijn cijfers te vertalen naar keuzes. Wanneer kan hij investeren, waar laat hij kansen liggen en hoe kan hij zijn bedrijf slimmer sturen? Op deze manier wordt zijn boekhouding geen ‘achteraf verhaal’ meer, maar een actief onderdeel van zijn bedrijf. Precies waar René naar in deze fase van ondernemerschap naar op zoek is.

Waar heb je concreet behoefte aan?

Twijfel je of je een boekhouder of accountant nodig hebt? Begin dan niet met de vraag wie je moet inschakelen, maar kijk eerst eerlijk naar je eigen situatie. Waar loop je nu op vast in je administratie of financiën? Zit dat in kennis, structuur, tijd of inzicht?
Als je dat scherp hebt, wordt de volgende stap vanzelf duidelijk. Soms is dat een boekhouder die werk uit handen neemt. Soms betekent het dat je eerst zelf meer overzicht creëert.

De juiste keuze begint bij helder krijgen waar jij concreet behoefte aan hebt.

Anita Udink
Zij & Cijfers