De beste manieren om je urencriterium van 1.225 uur aan te tonen

In het kort

•  Als je per kalenderjaar meer dan 1.225 in of aan je onderneming werkt, dan voldoe je aan het urencriterium.
• De Belastingdienst kan je vragen te bewijzen dat je echt 1.225 uur hebt gewerkt. Dit kan tot 7 jaar terug.
• Je uren bewijs je bijvoorbeeld aan de hand van je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen.
• Een urenregistratie tool helpt je om eenvoudig te laten zien hoeveel uur je hebt gewerkt, wat je hebt gedaan en voor wie.
• Zo’n urenregistratie tool kun je apart aanschaffen, maar zit vaak ook in je boekhoudprogramma. Ook Rompslomp biedt dit aan. Ook handig om te factureren.

Wat is het urencriterium ook alweer?

Volgens het urencriterium moet je als ondernemer met een eenmanszaak of vof per kalenderjaar 1.225 ondernemen om gebruik te mogen maken van belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Onderneem je langer dan 5 jaar? Dan geldt de aanvullende voorwaarde dat je meer uren aan je onderneming besteedt dan aan andere werkzaamheden.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium?

Alle uren die je aan je onderneming besteedt, tellen mee voor het urencriterium. Natuurlijk het werk dat je voor je klanten doet, maar ook de tijd die je besteedt aan marketing, administratie, reizen of het maken van offertes.

Is het erg om als parttimer niet aan het urencriterium te voldoen?

Bekijk hier de gevolgen

Hoe bewijs je dat je 1.225 uur hebt gewerkt in een kalenderjaar?

Je hoeft niet ieder jaar te laten zien dat je voldoet aan het urencriterium. De Belastingdienst houdt steekproeven. Als ze jou selecteren, moet je bewijzen dat je echt aan die 1.225 uur komt in dat jaar. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen.
 
Controles van de Belastingdienst kunnen tot 7 jaar teruggaan. Zo lang moet je dus je bewijs bewaren.
 
Je wordt sneller geselecteerd in de steekproef als jouw cijfers ‘onlogisch’ voelen. Bij een (erg) lage omzet lijkt de kans klein dat jij ook echt 1.225 uur hebt gewerkt.Natuurlijk houdt de Belastingdienst wel rekening met jouw ervaring. Als starter ben je meer tijd kwijt aan het vinden van klanten dan als ervaren ondernemer. Het is dus logisch dat jouw omzet de eerste jaren relatief laag is. 

Het aantonen van je uren kan een tijdrovende klus zijn

Weet jij nu nog wat je vorig jaar deed op 4 februari? Waarschijnlijk niet. Je moet dus terugzoeken wat je die dag deed en voor wie. Daarbij moet je het ook nog eens kunnen bewijzen. Je komt niet weg met de bewering dat je die dag vast wel 8 uur hebt gewerkt, “omdat je dat altijd doet op werkdagen”. Als je jouw administratie niet op orde hebt, is het achteraf bewijzen van jouw uren een ontzettend tijdrovende klus.

Hulpmiddelen om het urencriterium aan te tonen

Hoe meer je administreert, hoe makkelijker het is om het urencriterium aan te tonen. Dat begint bij het beheren van je agenda.

Met urenbriefjes of facturen bewijs je vervolgens dat je dit werk echt hebt uitgevoerd.

Je uren bijhouden met Excel

Je kunt in Excel zelf een document aanmaken om jouw uren te registreren. Noteer in dat document in ieder geval de datum, de tijd, de opdrachtgever en een omschrijving van de opdracht. Als je het document ook als input gebruikt voor je facturatie, is het handig om ook je uurloon (of vast bedrag) te noteren en de totale kosten.

Je uren bijhouden met een app

Er bestaan ook tijdregistratie apps die jou helpen je uren bij te houden. De mogelijkheden verschillen per app. Er bestaan gratis apps, maar ook uitgebreidere betaalde apps.

Je uren bijhouden met een boekhoudprogramma

In sommige boekhoudprogramma’s (waaronder Rompslomp) is het mogelijk om een urenregistratie bij te houden. Bij Rompslomp kun je bijvoorbeeld je gewerkte uren direct aan een opdrachtgever koppelen zodat je ze aan het eind van de maand eenvoudig kunt factureren. En ook de uren die je niet voor opdrachtgevers werkt, kun je registreren. Er zit zelfs een timer in die je aan- en uit kunt zetten om eenvoudig bij te houden hoeveel uren je écht voor een klant hebt gewerkt.

Voor- en nadelen urenregistratie methoden

Andere voordelen van het bijhouden van je uren

Natuurlijk is de angst voor een controle van de Belastingdienst een soort stok achter de deur om nu echt werk te maken van je urenregistratie. Maar je uren goed bijhouden is sowieso slim als ondernemer. Het geeft je bijvoorbeeld inzicht in je:

• Declarabiliteit: Hoeveel procent van je gewerkte uren kun je doorberekenen aan klanten?

• Winstgevendheid: Hoeveel tijd heeft een project echt gekost, en heb je dat allemaal kunnen factureren?

• Kansen: Welke projecten kosten je relatief weinig tijd, terwijl ze veel geld opleveren?

Met die inzichten maak je betere beslissingen voor je bedrijf zodat je resultaten hopelijk steeds beter worden.

De beste manier om je uren aan te tonen

Je uren registreren is dus ontzettend belangrijk voor je onderneming. Als bewijsmiddel voor de Belastingdienst, maar ook om meer grip te krijgen op je onderneming en betere beslissingen te nemen. Je kunt het laagdrempelig bijhouden in Excel, of je kiest voor tijdbesparing door zoveel mogelijk te automatiseren. Dat kan bijvoorbeeld door de urenregistratie tool van je boekhoudprogramma te gebruiken.
 
Heb je nog geen boekhoudprogramma? Dan is Rompslomp misschien een geschikt pakket voor jou. Bekijk hier onze urenregistratie tool of vergelijk hier de verschillende Rompslomp abonnementen.

Zo houd je je uren bij in Rompslomp