Ben ik verplicht om mijn uren bij te houden als zzp’er?

In het kort

• Je bent niet verplicht om je uren bij te houden, maar zonder urenregistratie loop je mogelijk belastingvoordeel mis.
• Met een goede urenregistratie toon je aan dat je voldoet aan het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek.
• Uren bijhouden geeft niet alleen belastingvoordeel, maar ook inzicht in waar je tijd en geld naartoe gaan.
• Je kunt je uren bijhouden in onder meer Excel, een app of een boekhoudpakket.

Uren bijhouden voor de zelfstandigenaftrek: hoe zit het precies?

Door je gewerkte uren bij te houden in je boekhouding, kun je tegenover de Belastingdienst bewijzen dat je aan het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek voldoet. Die aftrek is de laatste jaren flink ingeperkt, maar het gaat nog steeds om 1.200 euro per kalenderjaar. 

Dat betekent dus dat je 1.200 euro van je winst mag aftrekken tijdens de aangifte inkomstenbelasting (IB-aangifte). Hierdoor wordt je belastbare winst lager en betaal je dus minder belasting. Ben je recent gestart als ondernemer? Dan komt daar ook nog de startersaftrek bovenop, waardoor je voordeel nog groter wordt.

Meer weten? Lees dan ook ons blogartikel over de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek.

Welke uren tellen wel en niet mee voor de zelfstandigenaftrek?

Het gaat om alle uren die je aan je onderneming besteedt en dus niet alleen om declarabele uren. Ook de tijd die je steekt in offertes, administratie, marketing, reistijd en het verbeteren van je vak telt mee. Voor veel zzp’ers is die grens dus prima haalbaar. Dit komt gemiddeld namelijk neer op zo’n 24 uur per week.

Hoe weet de Belastingdienst of mijn urenregistratie klopt?

Hier wordt het iets ingewikkelder. Allereerst vraagt de Belastingdienst niet standaard om je urenregistratie, waardoor dit in de meeste gevallen niet handmatig wordt gecontroleerd. Maar het kan wel gebeuren dat je eruit wordt gepikt voor een controle. Als je urenregistratie dan niet blijkt te kloppen, kan dat tot navorderingen en boetes leiden.

Krijg je een controle van de Belastingdienst? Dan is het niet voldoende om gewoon wat uren op te schrijven. Je moet ook echt kunnen aantonen dat je die uren aan specifieke taken en projecten hebt gewerkt. Zorg dat dit ook overeenkomt met je agenda, zodat je je gewerkte uren duidelijk kunt verantwoorden.

Zijn er nog meer voordelen van je uren bijhouden?

Naast het fiscale voordeel geeft urenregistratie je ook inzicht in waar je je tijd aan besteedt en hoeveel dit oplevert. Dit kan tot interessante inzichten leiden. Misschien zie je wel dat je heel veel tijd besteedt aan een project dat weinig rendement oplevert. Of dat een groot deel van je uren naar marketing gaat en het tijd wordt om hier hulp voor in te schakelen.

Met deze inzichten kun je je bedrijf slimmer inrichten omdat je weet waar je sterke punten en je ontwikkelpunten liggen. Je weet bijvoorbeeld waar je geld misloopt en waar je grootste rendement zit. Dit levert vaak nog veel meer voordeel op dan het belastingvoordeel van de zelfstandigenaftrek - ook omdat dat al enkele jaren wordt afgebouwd door de overheid.

 Snel en eenvoudig je uren bijhouden: hoe pak je dat aan?

Als je het slim aanpakt, kost het bijhouden van je uren hooguit een kwartiertje per week - zeker als je je aanwent om het dagelijks bij te houden. Maak er daarom een gewoonte van om aan het eind van de dag meteen te noteren wat je die dag gedaan hebt en hoeveel tijd dat kostte.

Je kunt dit op verschillende manieren doen, waaronder in Excel, via een urenregistratie-app of gewoon op papier. Ook een boekhoudpakket is een goede optie, omdat je je geregistreerde uren dan meteen aan het juiste project of de juiste klant kunt koppelen. Daardoor zie je aan het eind van het jaar in een oogopslag hoeveel uren je ergens aan gewerkt hebt en hoeveel geld dat heeft opgeleverd.

Uren bijhouden? Zo kies je tussen Excel, software of een app

Ga naar onze keuzehulp