Sherlock Holmes
Ben, de bedrijfsleider, heeft werkelijk waar geen idee waar die spullen allemaal voor nodig zijn. “Ik gebruik het allemaal niet. Dat moet ‘kantoor’ besteld hebben,” zegt hij peinzend.
Kantoor. Het kantoor staat ook wel synoniem voor de afdeling administratie. Ergens ver weggestopt in een ander gebouw. Ver weg van de winkel. Uit het zicht van de bedrijfsleider. En ook uit mijn zicht. Ongrijpbaar.
We zijn bezig met een grondig klusje. Er moet namelijk winst gemaakt gaan worden en daardoor spitten we alle kosten door. Af en toe vind ik dit wel leuk om te doen. Letterlijk graven in de boekhouding van iemand anders . En dan vooral op zoek gaan naar de hoge uitgaven. Want daar kan geld bespaard worden!
Winst maken kun je doen op 2 manieren: de omzet verhogen of de kosten verlagen. Het laatste is een snellere methode. Aangezien de nood hier redelijk hoog is om snel winstgevend te zijn, kiezen we voor de tweede manier.
Het valt mij op dat de kantoorkosten nogal aan de hoge kant waren. Want wat heeft een meubelzaak nu aan kantoorkosten nodig? Ze printen een keer een voorstel uit en geven dat mee aan de klant.
“Nee hoor,” zegt de bedrijfsleider. “Wij hebben een super geavanceerd kassasysteem. Als wij een offerte maken voor de klant, dan mailen wij die rechtstreeks. Dat communiceert veel sneller. Wij gebruiken hier echt nauwelijks papier.”
Hmmm. Dat gaat dus een flinke uitzoekklus worden. Want Ben heeft gelijk. In een winkel heb je geen papier meer nodig. Alles kan gedigitaliseerd en zelfs geautomatiseerd worden. Eigenlijk heeft geen enkel bedrijf meer echt papier nodig. Wel zo duurzaam.
“Zou het diefstal kunnen zijn?”, vraag ik Ben. “Want waar heb je nu 100 pakken papier voor nodig?”
Ik reken snel uit waar het over gaat. 100 pakken papier met 500 blaadjes per pak. Dat zijn 50.000 blaadjes in 5 maanden tijd. Dat zijn 10.000 blaadjes per maand. En als er 20 werkdagen in een maand zitten, dan verbruik je ongeveer 500 a4 papierblaadjes per dag. Dat is één pak per dag!
Hoeveel bomen moet je daarvoor omzagen?
Wat een verspilling van de natuur. Maar ook ik weet, dat een pak papier gauw in een tas mee naar huis verdwijnt. We ronden het kostenonderzoek af en naast de hoge kantoorkosten zijn er nog een aantal opvallende zaken uit de boekhouding naar voren gekomen.
Mysterie opgelost
Een paar weken later zijn Ben en ik uitgenodigd bij de eigenaar van de meubelzaak. Thuis aan de keukentafel. We bespreken de conclusies en aanbevelingen uit ons kostenonderzoek. En leggen ook uit dat er waarschijnlijk duizenden euro’s bespaard kunnen gaan worden. Door veel kritischer te zijn op de bestellingen.
De kantoorkosten komen natuurlijk ook ter sprake. Waar gaat al dat papier toch naartoe? En als dit alleen de eerste vijf maanden zijn, hoeveel gaat er dan niet op jaarbasis doorheen? De eigenaar geeft geen antwoord.
Op de achtergrond hoor ik het ratelende geluid van een apparaat. Heel irritant. Het leidt mij af van het gesprek dat we proberen te voeren. Achter de deur van de kamer zit de vrouw van eigenaar te werken. Vanuit huis. Ze doet de administratie. De administratie van de meubelzaak.
Elke vijf minuten hoor ik weer die ratel. Zijn vrouw is bezig met de boekhouding. Letterlijk elke factuur en elke mail wordt geprint. Dat gaat de hele ochtend zo door.
Ah, hier zit het kantoor! En het mysterie van het papier is ook opgelost. Net zoals die van de multomappen. Maar wat ik niet zo goed snap: we waren toch net in de afgelopen maanden overgestapt op een digitale boekhouding?
Een wijze les voor de toekomst
Ondernemers houden graag vast aan routines. Ook al zijn ze overgestapt op een digitale boekhouding. Het blijft lekker om toch nog even een printje te maken. Om alles op papier te kunnen zien. Want stel je voor dat de computer een foutje maakt? Dat kost tijd en tijd kost geld.
Hoe duurzaam ben jij eigenlijk in jouw bedrijf? Wat kun je aanpassen, zodat je ook de wereld een stukje verder helpt?
Janine van Vliet
Koken met Cijfers
www.kokenmetcijfers.nl
