De jaarrekening: wat zijn de regels voor jou als zzp’er?

Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening geeft kort gezegd per jaar de financiële situatie van je onderneming weer. Je kunt zo precies zien hoe je bedrijf het het afgelopen jaar heeft gedaan. Het is een overzicht van hoeveel geld er binnenkwam en hoeveel eruit ging, wat je bezit en wat je nog moet betalen. Eigenlijk is het een samenvatting van je inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden. 

Als zzp'er of eenmanszaak ben je niet verplicht om je jaarrekening bij de Kamer van Koophandel in te leveren. Wel moet je altijd een administratie bijhouden en je inkomstenbelasting invullen. Hiervoor moet je je jaarcijfers op orde hebben, zoals een balans en winst- en verlies rekening.

In onze kennisbank lees je nog meer over de jaarrekening.

Waarom je als zzp'er toch een jaarrekening wil opstellen

Het regelmatig opmaken van je jaarrekening zorgt voor een helder financieel overzicht van je bedrijf. Je ziet in één oogopslag wat de inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden van je onderneming zijn. Deze jaarcijfers zzp opvragen en analyseren is cruciaal voor verschillende zaken:

• Verplichte aangifte inkomstenbelasting: Hoewel er geen specifieke verplichting voor het opstellen van je jaarrekening is voor deponering bij de KvK, ben je wel verplicht om voor je aangifte inkomstenbelasting een balans en een winst- en verliesrekening op te stellen. Dit is de basis van je fiscale jaaropgave zzp.

• Hypotheek of zakelijke lening aanvragen: Banken en andere geldverstrekkers vragen vrijwel altijd om de jaarstukken van de afgelopen drie jaar wanneer je een hypotheek of zakelijke lening aanvraagt. Deze jaarcijfers zijn voor hen essentieel om de financiële stabiliteit van je onderneming te beoordelen en het maximale leenbedrag te bepalen.

• Financiële planning en inzicht: Een complete jaarrekening geeft je waardevol inzicht in de prestaties van je bedrijf. Je kunt realistische doelen stellen, budgetten opstellen, besparingsmogelijkheden identificeren en groeikansen verkennen. Dit helpt je ook om je jaarcijfers op te vragen en te gebruiken voor strategische beslissingen.

En er zijn nog meer redenen waarom het als zzp'er tóch handig kan zijn om een jaarrekening op te stellen.

Welke rechtsvormen moeten verplicht een jaarrekening opstellen?

Rechtsvormen die wel verplicht zijn om een jaarrekening op te stellen en deze moeten inleveren bij de Kamer van Koophandel zijn:

• Besloten vennootschappen
• Naamloze vennootschappen
• Stichtingen
• Verenigingen
• Coöperaties
• Onderlinge waarborgmaatschappijen

Voor vennootschappen onder firma en eenmanszaken/zzp’ers is het deponeren van een jaarrekening niet verplicht,. Het kan dan wel  handig zijn om een jaarrekening op te stellen. Deze kun je namelijk gebruiken voor je altijd verplichte aangifte inkomstenbelasting. 

Wat kun je als zzp'er met de jaarrekening?

Een jaarrekening geeft jou als zelfstandig ondernemer veel inzicht in de financiële omstandigheden van je bedrijf. Je kunt een financiële planning op basis van een jaarrekening maken. Dat klinkt misschien ingewikkeld. Maar het gaat eigenlijk om niets meer dan slim gebruikmaken van de cijfers die je toch al hebt.

De jaarrekening geeft je namelijk een duidelijk overzicht van je financiële prestaties: hoeveel geld kwam er binnen, hoeveel ging eruit, en wat heb je overgehouden? Dit overzicht is de perfecte basis om doelen te stellen voor het komende jaar en een begroting te maken.

Heb je bijvoorbeeld gezien dat je kosten dit jaar hoger waren dan verwacht? Dan kun je kijken waar je kunt besparen. Of misschien zie je kansen om je omzet verder te laten groeien door te investeren in marketing. Op basis van de cijfers kun je een realistische begroting maken, zodat je niet alleen op gevoel vaart, maar op echte data.

Dankzij je jaarrekening kun je ook goed kijken naar de toekomst. Stel dat je het afgelopen jaar een groei van 10% hebt gerealiseerd. 

• Wat gebeurt er als die trend voortzet en je volgend jaar weer zoveel groei realiseert?
• En wat gebeurt er als de markt tegenzit en je omzet volgend jaar juist met 5% krimpt?

Door naar de verschillende mogelijkheden te kijken, zie je hoe je bedrijf zich kan ontwikkelen en welke acties je moet ondernemen in verschillende situaties. Maak bijvoorbeeld een scenario voor groei waarin je investeert in een nieuwe medewerker. En maak een scenario voor krimp waarin je je vaste kosten zo laag mogelijk houdt. Zo ben je veel beter voorbereid op mogelijke veranderingen. 

De jaarrekening en jaarcijfers als zzp'er

De verplichte onderdelen van de jaarrekening zijn de balans, de resultatenrekening (winst- en verlies rekening) en bij een jaarrekening worden de balans en resultatenrekening vaak dieper uitgesplitst en toegelicht.

De jaarrekening wordt opgesteld over een boekjaar van 01-01 tot en met 31-12 aansluitend op de administratie van een bedrijf, tenzij je een gebroken boekjaar hebt.

Als je als zzp’er in Rompslomp je administratie goed hebt bijgehouden gedurende het boekjaar, dan kan je via het tabje ‘Boekhouding’ in Rompslomp eenvoudig je balans en winst- en verliesrekening zien en eventueel exporteren. Je bent altijd verplicht om aangifte inkomstenbelasting te doen. Om deze goed te kunnen doen heb je je balans en winst- en verliesrekening nodig.  

De balans van je bedrijf bestaat uit een paar onderdelen zoals:

• Activa - Wat je bezit: bijvoorbeeld de bezittingen van je bedrijf, zoals spullen, machines en geld dat je nog krijgt van klanten.
• Passiva - Wat je nog moet betalen: de schulden van je bedrijf, zoals leningen en rekeningen die je nog moet betalen.
• Debiteuren - klanten die jou nog moeten betalen voor diensten of producten die je hebt geleverd.
• Crediteuren - Leveranciers aan wie jij nog geld moet betalen voor geleverde goederen of diensten.

Zelf een jaarrekening opstellen, of uitbesteden?

Wanneer je je administratie in Rompslomp bijhoudt dan wordt er ook meteen geautomatiseerd een balans en winst- en verlies rekening gemaakt, die onderdeel zijn van een jaarrekening. Deze rapportages kunnen dan gebruikt worden voor de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting. hierbij is het uiteraard van groot belang dat hetgeen je ingeboekt hebt in Rompslomp ook correct is. Weet je wat je doet? Dan kun je het dus prima zelf doen.

Om ervoor te zorgen dat alles in je administratie klopt kan je een boekhouder of administratiekantoor inschakelen die dit voor je controleert en ook je aangiftes kan doen, of je jaarrekening kan opmaken. Hierbij scheelt het natuurlijk enorm dat, wanneer jij alles in Rompslomp al goed hebt ingeboekt, een boekhouder minder tijd nodig heeft om jou te helpen met het opstellen van een jaarrekening.

Hou er rekening mee dat sommige grotere bedrijven verplicht zijn om hun jaarverslag te laten opstellen door een accountant. Dit wordt een samenstellingsverklaring genoemd. En soms is nog iets meer nodig, dit heet dan een accountantsverklaring. Daarbij controleert de account nog iets meer en geeft hier een verklaring voor af. Als jij een eenmanszaak hebt en er wordt bijvoorbeeld door jouw bank of verhuurder om een accountantsverklaring gevraagd, controleer dan goed of een accountantsverklaring echt nodig is voor jouw bedrijf. Vaak is een ‘gewone’ jaarrekening, opgesteld door een boekhouder, ook al voldoende. En dat scheelt jou een hoop geld, zeker als je jouw boekhouding zelf al goed hebt bijgehouden!

Hoewel moderne boekhoudsoftware het opmaken van je jaarrekening aanzienlijk vereenvoudigt door veel processen te automatiseren, is de term 'AI die een jaarrekening maakt' nog wat geavanceerder. De huidige software kan je helpen met het verzamelen en presenteren van de jaarcijfers door data te ordenen en overzichten te genereren, maar de interpretatie en finale goedkeuring van de jaarstukken vereisen nog steeds menselijke expertise. Volledige autonome AI-systemen die zonder menselijke supervisie een complete en rechtsgeldige jaarrekening opstellen, zijn voor zzp'ers nog geen realiteit. Software is een krachtig hulpmiddel, maar vervangt de boekhouder of jouw eigen inzicht niet volledig.

Wat kost een jaarrekening bij ZZP precies? De kosten voor het opmaken van je jaarrekening kunnen sterk variëren. Dit is afhankelijk van of je het zelf doet met behulp van boekhoudsoftware, of dat je het uitbesteedt aan een professional. Als je de jaarrekening zelf opstelt met Rompslomp of een andere boekhoudsoftware, zijn de kosten beperkt tot je abonnementskosten. Schakel je een boekhouder of accountant in, dan liggen de tarieven doorgaans tussen de € 300 en € 800 voor een standaard zzp-jaarrekening, afhankelijk van de complexiteit van je administratie en de professional die je kiest. Vraag altijd vooraf een offerte op zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

De onderdelen van een jaarrekening 

• De balans: Dit is een momentopname van de financiële situatie van je bedrijf op een specifieke datum, meestal 31 december. Het toont aan wat je bezittingen (activa) zijn en hoe deze zijn gefinancierd (passiva), inclusief debiteuren (klanten die jou nog geld verschuldigd zijn) en crediteuren (leveranciers aan wie jij nog geld moet betalen).

• De winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening genoemd): Dit onderdeel geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode, meestal een boekjaar. Hieruit blijkt uiteindelijk de nettowinst of het nettoverlies van je onderneming.

Jaarrekening zzp voorbeeld

Voor zzp'ers heb je voor financieel overzicht (jaarrekening) je balans nodig en de winst- en verlies rekening (ook wel resultatenrekening genoemd). Houd je je boekhouding bij in Rompslomp? Dan kan je ten aller tijde jouw balans en winst- en verliesrekening uit Rompslomp halen!
Zie hieronder een voorbeeld van een jaarrekening in Rompslomp.

Voorbeeld jaarrekening (Balans in Rompslomp)

Dit is een voorbeeld balans hoe deze er in Rompslomp uit ziet. Dit is het complete overzicht van de schulden en bezittingen van je bedrijf.

Voorbeeld jaarrekening (Winst-en-verliesrekening in Rompslomp)

Dit is een voorbeeld winst en verlies rekening (of resultatenrekening) in Rompslomp. Deze geeft je een overzicht van de opbrengsten (omzet) en kosten van jouw onderneming. Ook laat deze zien hoeveel privé onttrekkingen en stortingen je hebt gedaan en wat het eigen vermogen was aan het begin en einde van het betreffende boekjaar.