In het kort
- Je kunt niet aantonen hoe bedragen tot stand zijn gekomen.
- Een kleine fout kan grote gevolgen hebben voor je cijfers (en tot boetes leiden).
- Je hebt geen automatische bankkoppeling, waardoor je bonnetjes, facturen en transacties niet eenvoudig kunt koppelen.
- Je moet alles zelf dubbelchecken, waardoor een fout al snel is gemaakt.
- Voor complexere administraties is Excel meestal niet geschikt.
1. Je hebt geen sluitende audit trail
In Excel kun je bedragen achteraf aanpassen zonder dat zichtbaar is wat er is gewijzigd, wanneer en door wie. Bij een controle van de Belastingdienst kan dit tot problemen leiden. De Belastingdienst wil namelijk inzien hoe een bedrag tot stand is gekomen, en in Excel is dit achteraf lastig aan te tonen.
Met een boekhoudpakket kun je dit vaak een stuk eenvoudiger aantonen. Boekhoudsoftware is daardoor een veiligere keus wanneer je een inspectie krijgt van de overheid. Doe je dit toch liever in Excel? Houd dan een uitgebreide documentatie bij van alle wijzigingen die je maakt. Zo heb je tijdens een inspectie altijd een goed antwoord klaar.
2. Een menselijke fout zit in een klein hoekje
Een verkeerd geplakte formule, een overschreven cel of een rij die net buiten de som valt. Dit soort fouten komen veel voor in Excel en blijven vaak onopgemerkt. Bij een controle kan dat leiden tot grote verschillen in omzet, btw of kosten. En dus ook tot correcties of zelfs boetes vanuit de Belastingdienst.
Betekent dit dat het altijd fout gaat wanneer je in Excel werkt? Zeker niet, maar een menselijke fout zit wél in een klein hoekje. En een kleine fout kan al genoeg zijn om je hele administratie overhoop te gooien, waardoor je cijfers niet meer kloppen. Wil je dus in Excel blijven werken, wees dan heel voorzichtig en reken alles dubbel na.
3. Je kunt bonnetjes, facturen en transacties niet zomaar koppelen
In Excel kun je geen automatische bankkoppeling maken, zoals bij een boekhoudpakket. Banktransacties worden daardoor niet automatisch ingeladen. Ook kun je bonnetjes niet met een klik op de knop inladen en aan de juiste betaling koppelen.
Facturen, bonnetjes en bankmutaties staan in Excel dus los van elkaar, waardoor je niet eenvoudig kunt laten zien welke bestanden bij welke boeking horen. De kosten die je maakt, zijn daardoor een stuk moeilijker te verantwoorden richting de Belastingdienst. Zeker bij aftrekposten en btw is dit een gevoelig punt.
4. Je moet alles zelf controleren (Excel kan dit namelijk niet)
Excel kijkt niet of je btw-percentages kloppen, of je dubbele facturen hebt en of de nummering van je facturen klopt. Je moet alles dus zelf controleren. Daardoor sluipen er onregelmatigheden in, zoals dubbele factuurnummers of foutieve btw-berekeningen.
Als er fouten in je Excel-administratie blijken te zitten, ontdekt de Belastingdienst dat misschien wél en dat kan tot stevige boetes leiden. Je kunt dit in Excel alleen voorkomen door je cijfers heel grondig in te voeren en dubbel te controleren.
5. Voor complexe administraties biedt Excel onvoldoende grip
Als startende zzp’er is je boekhouding vaak nog heel simpel. Je verstuurt maar een paar facturen per maand en koopt af en toe iets voor je werk, zoals een zakelijke lunch of een softwarepakket. Voor startende ondernemers is Excel daardoor een prima tool voor de boekhouding, al is een boekhoudpakket alsnog een veiligere optie.
Wanneer je wat langer onderneemt en meer geld gaat verdienen, wordt je administratie complexer. Je krijgt meer klanten, je inkoopkosten worden hoger en je gebruikt vaak ook meerdere btw-tarieven. Wanneer je dan nog in Excel werkt, wordt het al snel te ingewikkeld - zeker als je geen inhoudelijke kennis hebt van boekhouding.
Hierdoor ontstaan er meerdere risico’s. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met een achterstallige administratie, omdat het te veel tijd kost en te ingewikkeld is. Of je maakt fouten in de btw-berekening, waardoor je te veel geld terugvraagt tijdens de btw-aangifte en in de problemen komt met de Belastingdienst.
Excel vs. een boekhoudpakket: welke keuze past bij jou?
Je weet nu dat werken in Excel niet zonder risico’s is, zeker wanneer je een controle krijgt van de Belastingdienst. Toch is Excel niet altijd een slechte keuze. Als jij je administratie netjes bijhoudt en je boekhouding is niet te ingewikkeld, dan kan Excel een goede optie zijn.
Een boekhoudpakket maakt je leven als zzp’er wel een stuk makkelijker. Het voorkomt fouten, bespaart veel tijd en tijdens een audit van de Belastingdienst hoef je je nergens zorgen om te maken. Benieuwd of een boekhoudpakket jou beter past dan Excel, of andersom? Lees dan ons blogartikel over de voor- en nadelen.
Excel vs. Rompslomp: welk pakket past bij jou?
Lees hier onze keuzehulp
Misschien vind je dit ook interessant ...
