5 manieren om tijd te besparen op de administratie van je webshop

In het kort

• Koppel je webshop aan een boekhoudpakket om transacties automatisch in te laden.
• Houd grip op je inkomsten en uitgaven met een bankkoppeling.
• Doe in een paar klikken je btw-aangifte met een boekhoudapp.
• Scan bonnetjes met je telefoon in plaats van ze handmatig in te voeren.
• Houd je financiën altijd en overal bij met een boekhoudapp.

Hoeveel geld en tijd verspil jij met handmatig werk?

Veel webshopeigenaren beginnen simpel: ze exporteren hun bestellingen en zetten die vervolgens handmatig over naar hun boekhouding. Dat gaat prima als je tien bestellingen per maand hebt. Maar zodra je groeit, wordt het al snel een probleem. 

Dat komt niet alleen omdat het steeds meer tijd kost, maar ook omdat handmatig werken gevoelig is voor fouten. En een fout is snel gemaakt, zeker als je zelf facturen overtypt en met een rekenmachine of spreadsheet de btw-aangifte bepaalt. 

Aan het einde van het kwartaal weet je bovendien niet precies hoeveel btw je moet afdragen. Dat geeft stress, want hoeveel geld moet je opzij zetten? Wat houd je precies over? En wat is je investeringsruimte voor het volgende kwartaal?

Stap 1: Koppel je webshop aan je boekhouding

Dit is de grootste tijdsbesparing die je kunt maken. Wanneer je webshop gekoppeld is aan je boekhoudprogramma, wordt elke bestelling namelijk automatisch omgezet in een factuur. Jij hoeft daar zelf niks voor te doen. Veel boekhoudpakketten, waaronder Rompslomp, bieden koppelingen met de meest gebruikte webshopsoftware, waaronder:

• WooCommerce

• Shopify

• JouwWeb

• MijnWebwinkel

• CCV Shop

• Ecwid

• Magento

Eenmaal gekoppeld worden je bestellingen elk uur automatisch gesynchroniseerd met je boekhouding. Producten, prijzen, btw, verzendkosten, klantgegevens - alles staat er automatisch in. Het wordt daardoor eenvoudiger dan ooit om je verkoopadministratie te beheren. Kortom: geen giswerk meer, maar realtime inzicht in je cijfers.

Stap 2: Houd grip op je inkomsten en uitgaven met een bankkoppeling

Een factuur aanmaken is één ding. Maar weten of die factuur ook betaald is, is minstens zo belangrijk. Met een bankkoppeling tussen je boekhoudpakket en je zakelijke betaalrekening importeer je automatisch je banktransacties. Daardoor zie je precies welke inkomsten en uitgaven je hebt en hoef je niet steeds je bank-app te openen.

Een groot voordeel hiervan is dat je in een paar tellen checkt welke facturen al betaald zijn en welke nog niet. Te laat betaalde facturen kun je daardoor meteen een betaalherinnering sturen. Zo voorkom je langdurige betaalachterstanden en blijft je kasstroom gezond.

Stap 3: Doe in een paar tellen je btw-aangifte

Btw-aangifte is voor veel webshopeigenaren een klus waar ze tegenop zien. Hoeveel heb ik verkocht? Welk tarief geldt er? Wat mag ik terugvragen op mijn inkopen? Het zijn vragen waar niet altijd een eenvoudig antwoord op is. En je boekhouder om hulp vragen kost een hoop geld.

Wanneer al je verkoopfacturen automatisch in je boekhouding staan, hoef je je daar gelukkig niet langer druk over te maken. De meeste boekhoudpakketten berekenen namelijk automatisch hoeveel btw je moet betalen en wat de voorbelasting is op je inkopen.  

Je ziet een btw-overzicht dat direct aansluit op de indeling van de Belastingdienst en kunt je boekhoudpakket machtigen om de btw-aangifte namens jou in te dienen. Dat kan al in een paar klikken, waardoor je elk kwartaal veel tijd bespaart.

Stap 4: Scan bonnetjes eenvoudig in via je boekhoudapp

Naast je verkopen heb je als webshopeigenaar ook inkopen. Denk aan verpakkingsmateriaal, kantoorspullen, verzendkosten en software. Die kosten moet je netjes bijhouden en opgeven tijdens je aangifte. Hiermee druk je je winst, zodat je minder belasting hoeft af te dragen.

Om aan de Belastingdienst te bewijzen dat dit om zakelijke uitgaven gaat, moet je de bonnetjes van je inkopen goed bewaren. Veel webshopeigenaren bewaren deze bonnetjes overal en nergens: in een schoenendoos, in het dashboardkastje van de auto of in hun portemonnee.

Het gevolg: bonnetjes raken kwijt,  je hebt vaak geen idee meer welk bonnetje bij welke aankoop hoort en tijdens de btw-aangifte ben je uren aan het priegelen om alles op orde te krijgen.

Dat kan gelukkig simpeler. In een boekhoudpakket zoals Rompslomp scan je bonnetjes eenvoudig in via de app. Je koppelt de bonnetjes vervolgens met een klik op de knop aan de juiste transactie en de juiste categorie, bijvoorbeeld automatiseringskosten, bankkosten of kantoorbenodigdheden. Het bonnetje wordt vervolgens automatisch verrekend in je administratie, zodat je tijdens de btw-aangifte precies ziet hoeveel je kunt terugvragen.

Stap 5: Houd je financiën bij vanaf je telefoon

Een webshop staat nooit stil. Bestellingen komen immers ook 's avonds en in het weekend binnen. Met een boekhoudapp op je telefoon of tablet heb je altijd inzicht in je omzet, je openstaande facturen en je financiële positie. Zo zie je ook thuis en onderweg hoe je er financieel voor staat - zonder eerst je laptop op te hoeven starten. Dit geeft rust, biedt overzicht en scheelt je een hoop tijd.

Tijd besparen op je webshopadministratie? Probeer Rompslomp nu gratis uit

Minder tijd kwijt aan je administratie, meer tijd voor je webshop. Dat begint met de juiste tools om je boekhouding te automatiseren. Benieuwd wat Rompslomp jou als webshopeigenaar te bieden heeft? Probeer ons boekhoudpakket nu gratis en vrijblijvend uit en ontdek of het bij je past.

Probeer Rompslomp 30 dagen gratis uit

Start je gratis proefperiode