Zo bewijs je aan de Belastingdienst dat je geen schijnzelfstandige bent

Bewijzen dat je zelfstandig ondernemer bent? 5 voordelen van een boekhoudpakket

De Belastingdienst controleert regelmatig of zzp’ers wel of niet schijnzelfstandig zijn. Zo’n controle kan ook jou overkomen. Je moet in zo’n geval aan de Belastingdienst bewijzen dat je daadwerkelijk ondernemer bent en niet in een verkapt dienstverband werkt. Maar hoe pak je dat aan?

Het antwoord daarop is gelukkig heel simpel: door je administratie goed bij te houden. En dan hebben we het niet over ouderwetse spreadsheets en schoenendozen met bonnetjes, maar over een digitaal boekhoudsysteem. Hierin houd je je administratie bij en bewaar je de zakelijke communicatie met klanten, zoals offertes en facturen. Dit biedt de volgende vijf voordelen tijdens een controle voor de Wet DBA:

1. Uit je factuurbeheer blijkt dat je meerdere opdrachtgevers hebt

Door via je boekhoudsysteem facturen op te stellen en deze naar klanten te versturen, laat je aan de Belastingdienst zien dat je voor meerdere opdrachtgevers werkt. Hiermee toon je aan dat je niet financieel afhankelijk bent van één partij. Je kunt deze facturen ook koppelen aan de bijbehorende transacties in je bankmodule. Hierdoor ziet de Belastingdienst precies welk deel van je inkomsten bij welke klant hoort.

2. Je zakelijke uitgaven laten zien dat je zelf risicodrager brengt

Of het nu om verzekeringen of bedrijfsmiddelen gaat: als zelfstandig ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor de aanschaf hiervan. Bewaar de bonnen en betaalbewijzen voor deze transacties dus goed. Je toont daarmee aan dat je je eigen boontjes dopt. Een paar voorbeelden hiervan:

• Zakelijke laptop
• Auto van de zaak
• Software-abonnement
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
• Bedrijfspand of kantoorruimte

3. Uit je administratie blijkt dat je zelf actief naar klanten zoekt

Een echte ondernemer gaat zelf op zoek naar klanten en maakt daarvoor gebruik van marketing en sales. Denk bijvoorbeeld aan een eigen website, brochures, advertenties op social media en offertes. Als je een boekhoudpakket hebt, kan de Belastingdienst dit eenvoudig terugvinden. De hostingkosten van je website staan bijvoorbeeld in je bankmodule en de facturen voor online advertenties kun je elke maand uploaden en aan de juiste transactie koppelen.

Datzelfde geldt voor offertes. Deze kun je handmatig opstellen in Microsoft Word en vervolgens uploaden naar je boekhoudsoftware, maar je kunt ze ook meteen in je boekhoudsysteem maken. De meeste boekhoudpakketten, waaronder Rompslomp, hebben hier een speciale module voor.

4. Je urenregistratie toont aan dat je zelf je werktijden bepaalt

Een urenregistratie is om heel veel redenen belangrijk. Je meet hiermee of je aan het urencriterium voldoet en aanspraak maakt op de starters- en zelfstandigenaftrek. Ook ontdek je of het aantal uren dat je per klant werkt in lijn ligt met de ingeschatte uren op de offerte. Dit helpt je om in de toekomst betere inschattingen te maken en geen geld mis te lopen.

Een urenregistratie is ook een handig middel om aan te tonen dat je geen schijnzelfstandige bent. Je laat hiermee zien dat je geen vaste werktijden hebt, dat je voor verschillende opdrachtgevers werkt en dat je zelf je werkdag indeelt.

5. Je overeenkomsten met opdrachtgevers laten zien dat je werkt op je eigen voorwaarden

Als ondernemer bepaal je zelf je tarieven en werk je op je eigen voorwaarden. Dat speelt in de Wet DBA een belangrijke rol. Je toont dit aan door duidelijke voorwaarden te scheppen in je offertes en contracten. Denk bijvoorbeeld aan een urenoverzicht of projectprijs. Maar ook aan algemene voorwaarden waarin je beschrijft dat je zelf je werktijden kiest en dat je het recht hebt om derden in te huren.

Wanneer een opdrachtgever een dergelijke offerte ondertekent, gaat die er dus mee akkoord dat er geen gezagsverhouding is. Dit is ook voor de Belastingdienst een bewijs dat je zelfstandig bent en dat je niet verkapt in loondienst werkt.

Welk boekhoudpakket heb je hiervoor nodig?

Je weet nu hoe je met een goede boekhouding bewijst dat je niet schijnzelfstandig bent. Maar hoe kies je het beste boekhoudpakket om hiermee aan de slag te gaan? Er zijn meerdere boekhoudpakketten die speciaal voor zzp’ers zijn ontwikkeld. Die hebben elk hun voor- en nadelen. 

Welk boekhoudpakket voor jou werkt, hangt af van je persoonlijke voorkeuren en van het type bedrijf dat je hebt. In ons artikel over de 5 beste aanbieders van boekhoudsoftware voor zzp’ers ontdek je welk pakket bij jouw bedrijf past.

Schijnzelfstandig of niet: hoe zat het ook alweer?

Om te bepalen of je zelfstandig ondernemer bent, beoordeelt de Belastingdienst je bedrijf aan de hand van de volgende criteria:

• Er is geen gezagsverhouding tussen jou en je opdrachtgever. Je bepaalt zelf hoe, waar en wanneer je werkt. Hier zijn wel een paar uitzonderingen op. Als zzp’er in de bouw ben je bijvoorbeeld gebonden aan vaste werktijden en een vaste werkplek. Je kunt nu eenmaal geen beton storten vanuit je eigen woonkamer, of ‘s nachts met een drilboor in de weer gaan op de bouwplaats.
• Je kiest zelf je tarieven en projectprijzen. Deze worden niet bepaald door je opdrachtgever.
• Je bent niet verplicht om je werk zelf uit te voeren. Je mag hier ook een andere professional voor inschakelen.
• Je bent niet financieel afhankelijk van één opdrachtgever. Je factureert dus aan meerdere klanten.

Tip: met de gratis checklist van Rompslomp check je eenvoudig of je zelfstandig ondernemer of schijnzelfstandige bent.

Brengt de nieuwe Wet VBAR straks duidelijkheid?

Het blijkt in de praktijk lastig te bepalen of iemand wel of niet schijnzelfstandig is. Recente rechtszaken tonen bijvoorbeeld aan dat zzp’ers die schijnzelfstandig lijken, toch als ondernemer worden beschouwd door de rechter. De Hoge Raad oordeelde hier onlangs nog over in een rechtszaak rondom Uber.

Om meer duidelijkheid te scheppen over de arbeidsrelatie tussen zzp’ers en hun opdrachtgevers, is er daarom een nieuw wetsvoorstel in aanvulling op de Wet DBA: de Wet Verduidelijking Beoordeling Arbeidsrelaties (VBAR). Hiermee hoopt de overheid meer duidelijkheid te bieden en misverstanden te voorkomen.

Bij Rompslomp houden we je doorlopend op de hoogte over de ontwikkelingen rondom deze wetgeving. Wil je hier niets over missen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en ontvang de nieuwste updates in je mailbox.