10 tips voor een soepele btw aangifte voor ondernemers!
Datum: Door: Soraya van Kooij

Aan het eind van ieder kwartaal is het zover: veel ondernemers moeten btw aangifte doen. Wij merken op de Rompslomp helpdesk dat dit vaak een stressvolle maand is voor zzp’ers en ondernemers. De btw aangifte doen is natuurlijk niet perse de leukste bezigheid maar voor jouw boekhouding wel een hele belangrijke. Als je de btw aangifte niet (op tijd) doet kan je een boete krijgen. Anderzijds kun je zomaar eens geld terug krijgen. Oftewel: je wilt je btw aangifte gewoon correct indienen.

Op basis van onze ervaring en contacten met ondernemers hebben we 10 btw aangifte tips voor ondernemers opgesteld. Hopelijk gaan deze jou helpen om je btw aangifte goed te kunnen doen!

Tips voor een soepele btw aangifte voor ondernemers

1. Doe de btw aangifte en betaling op tijd!

De meeste zzp’ers doen aan het einde van elk kwartaal aangifte. Voor het gemak kan je de maanden januari, april, juli en oktober onthouden. Dit zijn de maanden waarin je de aangifte doet (de aangifte moet voor het einde van de maand binnen zijn). Je kunt de BTW alert app downloaden, deze geeft je elk kwartaal een seintje!

Onze tip is sowieso om niet tot het einde van de maand met je btw aangifte te wachten. Je komt wellicht toch onverwachte dingen tegen. Zo kan de website van de Belastingdienst er nog wel eens uit liggen en dan wordt het op de nagels bijten als je nog op het nippertje je aangifte dient te doen. Daarnaast dient je (als je btw moet betalen) de betaling binnen zijn voor het einde van de maand. Gezien de betaling (vooral in het weekend) niet direct bij de Belasting binnen is, moet je hier dus zeker rekening mee houden!

2. Check je vorige aangifte en neem wijzigingen mee (suppletie)

Het gebeurt iedereen wel een keer: je hebt net je aangifte gedaan en dan vind je nog een bonnetje die je erin had mee moeten nemen. Controleer bij elke aangifte of dit het geval is. Je kunt het bonnetje dan in je volgende aangifte meenemen. Je hoeft dan geen suppletie in te dienen. Let op: je kan dit tot een bedrag van €1.000 euro doen! Daarboven is een suppletie omzetbelasting nodig.

3. Als je net bent gestart: denk aan de aanloopkosten

Als je kan aantonen dat je zakelijke kosten hebt gemaakt voordat je bedrijf werd opgericht, dan mag je ze alsnog opvoeren en de btw hiervan terugvragen! Vergeet hierbij ook niet de kosten die je met je privé rekening hebt voorgeschoten voor je zaak. Wil je zakelijke kosten van de aanloopfase inboeken, dan dien je uiteraard wel de originele aankoopbon te hebben.

4. Vraag betaalde btw terug van oninbare facturen

Soms blijven jouw verkoopfacturen onbetaald, maar heb je hier wel al de btw voor betaald bij de btw aangifte. Is dit het geval dan kun je de btw die je hebt betaald maar niet ontvangen weer terugvragen bij de belastingdienst. Je kunt de factuur als onbetaalbaar aanmerken tot één jaar na de uiterste betaaldatum. Je kunt de btw terugvragen van de oninbare vordering door deze als negatieve omzet en btw op te geven in het btw tijdvak waarin de factuur oninbaar is geworden.

5. Bonnetje kwijt? Geen voorbelasting

Hou als vuistregel aan: geen betaalbewijs = geen voorbelasting verrekenen. Btw die je opgeeft zonder bewijs van betaling (dus zonder bon of factuur) kan je een hoop gedoe opleveren bij een eventuele controle. Doe het gewoon niet :-) In boekhoudprogramma Rompslomp kun je gemakkelijk bij een uitgave aangeven of de btw aftrekbaar is of niet.

6. Bedenk goed tot welk btw aangifte tijdvak je btw hoort

De meeste ondernemers werken met het factuurstelsel. Dit houdt in dat je de btw opgeeft op het moment dat je de factuur boekt (dus de factuurdatum). De betaaldatum van de factuur maakt daarbij niet uit. Bij het kasstelsel werkt dit anders, dan boek je de btw pas op moment dat de factuur is betaald. Gebruik je het factuurstelsel? Let er dan op dat je de factuurdatum aanhoudt voor de aangifte van de betreffende btw.

7. Check buitenlandse btw goed met je boekhouder of accountant

Er zijn veel regels omtrend buitenlandse btw, stem dit af met je boekhouder of accountant die kan je hier goed bij helpen. Denk onder andere aan de volgende zaken:
- Onder een bepaald drempelbedrag mag je buitenlandse btw in Nederland opgeven. Kom je boven dat bedrag uit? Dan draag je btw af in het land waarin je hebt geleverd.
- Vergeet niet de opgave ICP aangifte te doen wanneer je klanten hebt binnen de EU die daar btw aangifte dienen te doen.
- Vergeet niet wanneer je kosten hebt gemaakt waarbij de btw naar jou verlegd is deze correct op te voeren. Je moet dan zelf de btw over de kosten berekenen en meenemen bij je btw aangifte als verlegde btw. In Rompslomp kun je gemakkelijk de verlegde btw bij kosten berekenen en opgeven.

8. Bekijk of jij de kleine ondernemers regeling wilt toepassen

Als je gebruik maakt van de nieuwe KOR hoef je geen aangifte btw meer te doen en geen btw te betalen! Dit kan voor jou interessant zijn. Het nadeel is wel dat wanneer je zakelijke kosten maakt je deze btw hierop ook niet mag aftrekken. Daarnaast mag je maximaal €20.000 omzet draaien. Lees hier meer over de kleine ondernemers regeeling 2020.

9. Factureer op het juiste moment.

Wees slim met het moment van factureren. Als je in de laatste dagen van het kwartaal nog facturen moet versturen kan je deze soms beter in je nieuwe kwartaal meenemen. Dan zit je niet met een groot tijdsverschil tussen de te betalen btw en het te ontvangen bedrag van je klant.

10. Check je kosten op btw aftrekbaarheid

Niet alle btw van kosten zijn zomaar aftrekbaar. Zo zegt de belastingdienst dat sommige kosten die je maakt ook een prive karakter kunnen hebben, ze noemen dit ook wel gemengde kosten. In sommige gevallen is de btw helemaal niet aftrekbaar als voorbelasting, bijvoorbeeld bij een zakelijke lunch in een restaurant. Hier lees je mee over het aftrekken van kosten en btw. Je kunt in Rompslomp per uitgave aangeven hoeveel procent kosten aftrekbaar zijn. Als kosten niet aftrekbaar zijn, worden deze gezien als privé onttrekking en om die reden worden ze dan niet in je btw overzicht meegenomen.

Dat waren onze 10 tips, uiteraard zijn er nog meer zaken die meespelen bij je btw aangifte, maar we hopen dat dit je al weer verder helpt in een soepele btw aangifte.

Veel succes met jouw komende btw aangifte!