Bewaar klantgegevens apart
Als zelfstandig professional werk je vaak op verschillende werkplekken of bij klanten op locatie. Wanneer je dan met klantdata werkt, is het belangrijk om informatie van verschillende klanten goed gescheiden te houden. Gebruik daarom liefst een laptop en de cloudomgeving van de klant. Sla in ieder geval geen gegevens lokaal op in je eigen omgeving of op je eigen systeem.
Heb je een grotere organisatie als klant, dan heb je kans dat je apparatuur van het bedrijf moet gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, die speciaal is ingericht om data veilig en gescheiden te houden of een zakelijke telefoon. Werk je voor een kleinere opdrachtgever? Dan moet je vaak je eigen apparatuur gebruiken. Het is dan extra belangrijk om heel goede afspraken te maken over hoe jij met de informatie van je klant dient om te gaan.
Houd informatie van klanten gescheiden
Zorg er ook voor dat gegevens van de ene klant niet per ongeluk in de omgeving van een andere klant terechtkomen. Bijvoorbeeld door een fout bij het delen van schermen of door een bestand op een verkeerde locatie op te slaan. Gebruik unieke inloggegevens voor elke klant en maak duidelijke scheidingen tussen verschillende werkomgevingen om verwarring en fouten te voorkomen.
Wat ook helpt om dit goed te doen is om, waar mogelijk, voor één klant tegelijk te werken. Zo voorkom je dat je toch dingen op de verkeerde plek opslaat. Ook voorkom je hiermee dat iemand per ongeluk informatie van een andere klant ziet wanneer je ergens op locatie werkt of je in een online meeting je scherm deelt.
Spreek af welke informatie je mag verwerken
Maak met je klanten goede afspraken over toegang tot gegevens en voorkom dat je onbedoeld niet voldoet aan de eisen van je klant of aan wet- en regelgeving. Bespreek met je klant hoe informatie geclassificeerd wordt (bijvoorbeeld vertrouwelijk, intern gebruik, openbaar) en volg deze richtlijnen strikt. Spreek duidelijk af welke informatie je wel mag inzien en welke niet. En als het toch nodig is om zaken lokaal op te slaan, documenteer dan goed onder welke omstandigheden en met welke informatie dit wel mag.
Gebruik veilige tools en communicatiemiddelen
Spreek met je klant af op welke manier je informatie kan en mag delen en hoe je toegang kunt verkrijgen tot de online werkomgeving van de klant. Dat verschilt namelijk vaak per organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van VPN-verbindingen of multi-factor authenticatie.
Lees ook: Hoe kan ik het hacken van mijn boekhouding voorkomen?
Verstuur gevoelige informatie niet via onbeveiligde kanalen zoals standaard e-mail. Het gevaar hiervan is dat deze informatie gemakkelijk onderschept kan worden door hackers of onbevoegde personen. Vertrouwelijke informatie, zoals klantgegevens of financiële documenten, kan dan in verkeerde handen vallen. Gebruik in plaats daarvan liever beveiligde communicatiemiddelen om gevoelige informatie te versturen.
Two-factor authenticatie (2FA) is een extra beveiligingslaag. Je logt dan niet alleen in met een wachtwoord, maar bevestigt jouw identiteit ook via een tweede stap. Dit kan bijvoorbeeld met een code via een app, een sms of een vingerafdruk. Als iemand je wachtwoord heeft, kan diegene alsnog niet inloggen zonder die tweede stap. Het is een eenvoudige manier om jouw gegevens extra te beschermen.
Kijk hier hoe je 2FA bij Rompslomp instelt.
Zorg voor een goede offboarding
Dit is misschien wel het belangrijkste punt of in ieder geval het onderdeel dat het vaakst wordt vergeten. Is je opdracht afgelopen? Zorg dan dat je geen toegang meer hebt tot de systemen van je klant. Dit voorkomt veiligheidsrisico’s en versterkt het vertrouwen.
Ondanks dat de verantwoordelijkheid hiervoor bij je klant ligt is het verstandig om dit zelf ook te controleren. Check of je nog toegang hebt en geef het bij je klant aan als dat niet is beëindigd. Een zorgvuldige offboarding helpt ook om jouw professionele reputatie te beschermen.
Veiligheid: geen luxe, maar noodzaak voor zzp’ers
Als zzp’er draag je een grote verantwoordelijkheid voor de veiligheid van klantgegevens. Het is essentieel om duidelijke afspraken te maken, veilige tools te gebruiken en zorgvuldig om te gaan met data.
Als je Rompslomp gebruikt voor je administratie, weet je in elk geval alvast dat jouw data beschermd wordt. Dankzij deelname aan het Visma Security Program doen we dat namelijk volgens de hoogste beveiligingsstandaarden. Wij zorgen voor een veilige basis door het treffen van diverse maatregelen op het gebied van zowel security als privacy. Zo kun jij je volledig focussen op je werk zonder je zorgen te maken over de veiligheid van klantdata. Veilig werken begint met bewust handelen en de juiste ondersteuning. Jouw klanten rekenen op jou; laat zien dat hun gegevens bij jou in goede handen zijn!
Ontdek in dit artikel hoe Rompslomp jouw gegevens veilig houdt.
