Hoe ga je als zzp’er in de bouw om met onbetaalde facturen?

Zorg voor een duidelijke offerte 

Het lijkt een open deur en toch beginnen veel zelfstandig ondernemers in de bouw gewoon aan een klus zonder een goede en duidelijke offerte. Wanneer je dit doet, kan er eenvoudig onduidelijkheid ontstaan. Want wat is er nou ook alweer afgesproken? Welke materialen zouden er gebruikt worden? Wat was er nou wel en niet bij de prijs inbegrepen? En wanneer moest het nou klaar zijn?

Leg afspraken liever voor de start van een project duidelijk vast in de offerte. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan en weet iedereen precies wat er is afgesproken. Zaken die in ieder geval op een offerte moeten staan zijn:

• Omschrijf de klus die je gaat doen zo nauwkeurig mogelijk. Vermeld bijvoorbeeld welke materialen je gaat gebruiken en welke werkzaamheden je precies gaat uitvoeren. Zorg dat heel duidelijk is wat de klus inhoudt. En wat gebeurt er als er onverwachts toch onvoorziene kosten bijkomen? Voor wie zijn de kosten dan?
• Noteer duidelijk wat de totale prijs is en laat zien hoe deze opgebouwd is. Bijvoorbeeld door je uren en materialen te specificeren. 
• Zet de betalingstermijn in je algemene voorwaarden. Vermeld de betalingstermijn ook in je offerte en op de factuur. Het is zo van begin af aan duidelijk wat er is afgesproken. Je kunt hierbij eventueel ook aangeven wat de gevolgen zijn als deze betalingstermijn wordt overschreden.
• Spreek af hoe lang je over de opdracht gaat doen en wanneer deze helemaal afgerond moet zijn. 

Tip: met de boekhoudsoftware van Rompslomp maak je eenvoudig offertes aan waarop je al deze afspraken vastlegt. Klanten kunnen deze digitaal ondertekenen. Is de opdracht afgerond? Dan zet je de offerte eenvoudig om naar een factuur. Voeg een iDeal-link toe en klanten kunnen het bedrag snel eenvoudig naar je overmaken!

Werk met deelbetalingen

Het hangt natuurlijk heel erg van de grootte van de klus af, maar soms is het fijn om te werken aanbetalingen of betalingen in meerdere termijnen. Zeker bij erg grote projecten voorkom je zo dat je zelf heel veel geld in een klus moet investeren voordat je je factuur kunt sturen. 

Door te werken met aanbetalingen of betalingen in meerdere termijnen ontvang je al een deel van het bedrag voordat de klus helemaal is afgerond. Op die manier loop je zelf veel minder risico.

Bij een offerte voor een klus met een totaalbedrag van €1275,00 kan dit er als volgt uitzien:

• Aanbetaling bij akkoord (30%): €382,50
• Tussenbetaling (50%): €637,50
• Restant bij oplevering (20%): €255

Geef ook duidelijke deadlines voor alle betalingen. 

• Aanbetaling: binnen 7 dagen na akkoord offerte
• Tussenbetaling: halverwege de opdracht (bijv. na 50% voltooiing)
• Slotbetaling: bij oplevering en goedkeuring

Spreek een goedkeuringstermijn af

In de bouwbranche wordt soms gewerkt met een goedkeuringstermijn. Dat wil zeggen dat klanten pas de factuur ontvangen nadat ze jouw klus hebben goedgekeurd. Doet een klant er lang over om jouw werk goed te keuren, dan moet jij langer op de betaling wachten. 

Door een goedkeuringstermijn van bijvoorbeeld 5 werkdagen in je contract op te nemen, voorkom je dat je onnodig lang op je geld moet wachten. 

Wees duidelijk over de betaaltermijn

In Nederland is de wettelijke betalingstermijn 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt. Wil je liever een andere termijn gebruiken? Vermeld deze dan zowel op de offerte, in het contract en in je algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld: Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum. Op die manier is het ook duidelijk voor je klant. Zorg wel dat klanten akkoord gaan met je aangepaste betalingstermijn voordat je aan de opdracht begint. 

Voor zelfstandig ondernemers in de bouw is 14 dagen een gebruikelijke betalingstermijn. Natuurlijk kun je ook voor een kortere termijn kiezen maar dit zorgt wel weer voor andere risico’s. Zo kunnen klanten het gevoel hebben dat je ze onder druk zet of kan het voor klanten lastiger zijn om grote bedragen sneller te betalen. Ook kan een kortere betalingstermijn juist voor veel meer vragen van je klanten zorgen. Kijk daarom goed naar wat bij jouw bedrijf past en de omvang en grootte van de opdrachten die je uitvoert.

Reageer direct op te late betalingen

Is de betalingstermijn verstreken? Wacht dan niet te lang met reageren. Stuur liever direct een herinnering. Je mag best laten merken dat je serieus bent, maar blijf altijd professioneel. Wordt dus niet boos en laat ook niet merken dat je gefrustreerd bent. 

Dit is helemaal eenvoudig als je kiest voor online boekhoudsoftware die na het verlopen van de betalingstermijn automatisch herinneringen verstuurt. Daar hoef je dan allemaal zelf geen tijd in te steken. 

Bij Rompslomp bieden we bijvoorbeeld eenvoudig te gebruiken boekhoudsoftware voor zelfstandig ondernemers in de bouw. De software bekijkt dagelijks aan de hand van de vervaldatum en de betalingsstatus welke facturen verstreken zijn. Is bij een factuur een automatische herinnering ingesteld? Dan wordt de herinnering naar jouw klant automatisch op de ingestelde dag na de vervaldatum verstuurd. Heb je zelf al handmatig een herinnering verstuurd? Dan wordt er geen nieuwe herinnering naar je klant verstuurd. Zo voorkom je dat klanten vaker dezelfde herinnering ontvangen. 

Het wordt natuurlijk een ander verhaal als je na een aantal dagen nog niets van je klant hebt gehoord. Dan kun je ervoor kiezen om een tweede herinnering te versturen. Laat nogmaals weten dat de betalingstermijn is verstreken en dat je wacht op de betaling. Het kan ook helpen om de klant even te bellen. Soms is er echt sprake van een fout of is er iets anders aan de hand waardoor de betaling er even bij in is geschoten. 

Tips voor een gesprek over de verlopen betalingstermijn:

• Blijf aardig, maar maak wel duidelijk dat de betaling voor jou heel belangrijk is.
• Probeer koetjes en kalfjes te vermijden en kom snel ter zake.
• Vertel dat je ziet dat de betaling nog niet is binnengekomen en vraag of er misschien aan de hand is of dat je ergens mee kan helpen.
• Geeft de klant aan dat de betaling over het hoofd gezien is, laat dan merken dat zoiets altijd kan gebeuren en vraag wanneer het dan gaat lukken om de betaling te voldoen.
• Mocht de klant een reden hebben waarom ze niet kunnen betalen, blijf dan kalm en werk samen aan een oplossing.
• Kijk bijvoorbeeld samen naar een betalingsregeling. Zo toon je begrip, maar hou je ook de controle over de situatie.

Je allerlaatste redmiddel: een incassobureau
Geeft je klant, nadat je ze gebeld hebt, betalingsherinneringen en een aanmaning hebt verstuurd nog niet thuis? Dan kun je er uiteindelijk voor kiezen om een incassobureau in te schakelen. 

Bedenk je wel goed dat het inschakelen van een incassobureau de relatie met je klant flink kan schaden. Klanten kunnen zich flink onder druk gezet voelen en niet langer met je willen samenwerken.

Heb je dit in de betalingsherinnering aangeven, dan mag je daarvoor bij de klant incassokosten in rekening brengen. Hiervoor gelden wel bepaalde regels. Daarover kan een incassobureau je meer vertellen. Ook moet je je klant een laatste kans hebben gekregen om het bedrag zonder extra kosten te betalen.

Ook rekent een incassobureau voor de geleverde werkzaamheden vaak een bepaald percentage van het openstaande bedrag. Dat gaat dan van jouw inkomsten af. Voordeel is dat jij geen tijd en energie meer hoeft te steken in het krijgen van je geld. Bovendien is de kans op betaling groter door de afschrikkende werking van een incassobureau.

Minimaliseer het risico op onbetaalde facturen
Zorgen dat je je geld ontvangt, begint dus al voordat je aan een project start met het opstellen van algemene voorwaarden en een duidelijk contract. Geef hierin duidelijk je betalingstermijnen aan en volg de te late betalingen snel op. Zo minimaliseer je zelf eenvoudig het risico op financiële problemen.

Stappenplan voor omgaan met onbetaalde facturen als zzp’er in de bouw:

• Zorg voor een duidelijke offerte: Leg afspraken helder vast, inclusief omschrijving van de opdracht, kosten, en betalingstermijn.
• Werk met deelbetalingen: Vraag aanbetalingen of deelbedragen tijdens de klus om je risico te verkleinen.
• Gebruik een goedkeuringstermijn: Laat klanten binnen een bepaalde tijd je werk goedkeuren om lange betalingswachttijden te voorkomen.
• Vermeld een duidelijke betalingstermijn: Geef aan wanneer je betaald wilt worden, bijvoorbeeld binnen 14 dagen.
• Stuur direct een herinnering: Reageer snel als de betaling uitblijft en blijf vriendelijk maar duidelijk.
• Bellen helpt vaak: Neem contact op met je klant, vraag of er iets is en probeer samen een oplossing te vinden.
• Verstuur een aanmaning: Als betaling uitblijft na contact, stuur dan een schriftelijke waarschuwing.
• Schakel een incassobureau in: Als laatste optie kun je incassokosten doorberekenen en een bureau inschakelen.
• Vermeld incassokosten vooraf: Zorg dat klanten op de hoogte zijn van mogelijke extra kosten bij te late betalingen.