1. Geen bonnetje? Geen belastingvoordeel
Je bonnetjes zijn onmisbaar voor je administratie. Je hebt ze nodig om te laten zien wat je hebt gekocht. Zo kun je bewijzen dat je uitgaven zakelijk waren en niet privé. Veel zakelijke uitgaven mag je als kosten aftrekken van je winst. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting.
Zonder bewijsmiddel mag je jouw kosten niet aftrekken. Reden genoeg dus om je bonnetjes goed te bewaren en ze direct te verwerken. Want hoe langer je wacht, hoe groter de kans is dat je de bonnetjes kwijtraakt. En laten we eerlijk zijn, met een online boekhoudprogramma is een bonnetje zo verwerkt. Je maakt een foto en upload deze in het programma. Meestal kan dat via een speciale uploadknop, of door je bonnetje te delen via Dropbox of per e-mail.
2. Duidelijkheid over je btw-aangifte
Als je jouw bonnetjes direct invoert zie je precies hoeveel btw je moet reserveren voor je eerstvolgende btw-aangifte.
Op je bonnetje staat namelijk de betaalde btw. Deze btw mag je ‘terugvragen’. Bij je btw-aangifte trekt de Belastingdienst dit bedrag af van de btw die je ontvangt van je klanten. Wat overblijft is de btw die je moet afdragen.
Als je jouw bonnetjes direct verwerkt, zie je gelijk wat de tussenstand is. Gebruik je een boekhoudpakket voor je administratie? Dan wordt dit meestal automatisch voor je berekend (bij Rompslomp vind je dit onder ‘Btw-overzicht’.)
3. Je weet nog waar het bonnetje van was
Wanneer je jouw bonnetjes snel verwerkt, kun je nog goed registreren waar het bonnetje voor was. Hoe langer je wacht, hoe meer die kennis wegzakt. Want voor welke opdracht kocht je ook alweer die spullen bij de lokale groothandel? Grote kans dat je dat na een paar maanden niet meer weet en het bonnetje van de groothandel niet meer aan de juiste opdracht kunt koppelen. En dan wordt het lastig om je winstmarge per project te berekenen.
Nog een reden om snel te zijn: de inkt van sommige bonnetjes vervaagt na een tijdje. Door ze op tijd te scannen weet je in ieder geval zeker dat ze nog leesbaar zijn.
4. Het bespaart tijd
Een bonnetje inscannen (of op de foto zetten) en delen met je boekhoudprogramma is zo gedaan. Schuif je het voor je uit? Dan wordt het een steeds grotere klus. Je moet alles opzoeken, sorteren en verwerken. Dit kost extra tijd en dat maakt de taak er niet leuker op.
5. Overzicht biedt rust
Het is een fijn gevoel om bij te zijn met je administratie. Je ziet precies hoe je ervoor staat en hoeveel bestedingsruimte je nog hebt. Je hebt overzicht en dat zorgt voor rust in je hoofd.
Je hoeft je ook nooit meer af te vragen waar je geld is gebleven. Je ziet namelijk precies waar iedere afschrijving voor was. Dat biedt ook weer waardevolle inzichten. Je kunt bijvoorbeeld precies berekenen hoe winstgevend een project nu echt was. Had je vooraf goed ingeschat hoeveel materialen je in moest kopen? Of moet je dit budget de volgende keer verhogen? Zo bewaak je jouw winstmarge en weet je zeker dat je jezelf de volgende keer niet tekort doet.
Of misschien concludeer je wel dat je een echte last-minute inkoper bent, waardoor je te veel betaalt. Dan kun je besluiten de volgende keer groot in te kopen met korting.
Kennis is macht, ook als het op het bijhouden van je administratie aankomt. Door je bonnetjes op tijd te verwerken heb je overzicht, rust en houd jij controle over je geld.
Tips bij het verwerken van je bonnetjes
Je las waarom het een goed idee is om je bonnetjes direct te verwerken. Voor je daar fanatiek mee aan de slag gaat, nog een paar laatste tips:
- Zorg ervoor dat alle informatie op je bonnetje goed leesbaar is. De Belastingdienst kijkt naar verschillende gegevens (en niet alleen naar het bedrag).
- Bewaar ook je fysieke bonnetje. De regel is dat je documenten 7 jaar lang moet bewaren op de manier waarop je ze hebt ontvangen. Een papieren bonnetje moet je dus ook na digitalisering gewoon bewaren.
- Zorg ervoor dat je het echte bonnetje registreert en niet de pinbon. Daar staat namelijk niet de benodigde informatie op.
Verwerk jij jouw bonnetjes in Excel? Dan kan het interessant zijn om een online/digitaal boekhoudpakket te gebruiken. De meeste boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om een foto van je bonnetje te maken en in te sturen. De gegevens worden uitgelezen en gebruikt om onder andere je winst en btw te berekenen. Daarmee wordt het verwerken van je bonnetjes wel heel eenvoudig.
Bekijk hier hoe je boekhoudpakketten kunt vergelijken >
Ook bij Rompslomp kun je jouw bonnetjes heel eenvoudig uploaden in je boekhouding. Je leest in het supportartikel ‘Foto maken of inscannen van een bonnetje of factuur’ precies hoe dit werkt.
