Hoe kies ik een geschikt rittenregistratiesysteem? De 5 beste opties

In het kort

• Een rittenregistratie is nodig als bewijs om zakelijke kilometers fiscaal aftrekbaar te maken.
• Je kunt je ritten bijhouden op papier, in een spreadsheet of via speciale software.
• Wil je het volledig automatiseren, kies dan voor een koppeling tussen een boekhoudpakket en rittenregistratiesysteem.
• Welke oplossing bij je past, hangt af van hoeveel je reist voor je werk en hoeveel gemak en zekerheid je wilt.

Wat is een rittenregistratiesysteem en waarom is het belangrijk?

• De datum van de rit
• De begin- en eindstand van de teller
• Het vertrek- en aankomstadres
• Het karakter van de rit (zakelijk of privé)

Rittenregistratie en bijtelling

Een rittenregistratie is extra belangrijk wanneer je een auto van de zaak hebt. Als je meer dan 500 kilometer privé rijdt met een zakelijke auto, ben je namelijk verplicht om bijtelling te betalen. Rijd je zelden privé en wil je bijtelling voorkomen? Houd je ritten dan nauwlettend bij. Zo hoef je je geen zorgen te maken tijdens een controle van de Belastingdienst.

Rittenregistratie en kilometervergoeding

Ook als je met je privéauto zakelijke kilometers rijdt, is een rittenregistratie belangrijk. Houd je je ritten niet bij, dan heb je officieel geen recht op de €0,23 kilometervergoeding die op dit moment geldt. Bij een controle van de Belastingdienst moet je namelijk kunnen aantonen dat je die kilometers netjes hebt bijgehouden.

De 5 beste manieren om je ritten bij te houden als zzp’er

1. Bijhouden op papier

Het klinkt misschien ouderwets, maar er zijn best veel zzp’ers die hun ritten nog gewoon op papier noteren. Het kost niets en je kunt er direct mee starten. Dat maakt het lekker laagdrempelig, want je hoeft niet na elke rit je laptop te openen om je kilometers te noteren.

Toch heeft bijhouden op papier ook nadelen. Het kost namelijk veel meer tijd dan een rittenregistratiesysteem. Ook is de kans op fouten groter en loop je het risico dat je je gegevens kwijtraakt of dat je regelmatig vergeet om je ritten te noteren. Dit kan problemen opleveren met de Belastingdienst, want dan klopt je administratie niet meer.

2. Bijhouden in Microsoft Excel of Google Spreadsheets

Je kunt ook een digitaal spreadsheet gebruiken, bijvoorbeeld in Excel of Google Spreadsheets. Daarin vul je dezelfde gegevens in als op papier: datum, kilometerstanden, adressen en of het om een zakelijke of privérit gaat. 

Het voordeel is dat je het bestand veilig in de cloud kunt bewaren en automatisch de totalen kunt laten berekenen, waardoor de kans op fouten een stuk kleiner is.

Toch blijft het handwerk en moet je na elke rit achter de computer of je telefoon kruipen om alles bij te werken. Een typefout is zo gemaakt en kan problemen opleveren bij een belastingcontrole. Het vraagt dus evenveel discipline als op papier, alleen is de opslag veiliger en vind je eenvoudiger terug wat je hebt ingevoerd.

3. Bijhouden met een rittenregistratiesysteem

Maak je veel kilometers voor je werk en wil je niet steeds zelf je kilometers noteren? Dan biedt rittenregistratiesoftware uitkomst. Deze systemen werken grotendeels automatisch: een kastje in je auto of een OBD-tracker met de boordcomputer registreert elke rit, berekent de afstand en slaat alles veilig op. Zo voldoe je aan de regels van de Belastingdienst zonder dat je er dagelijks tijd aan kwijt bent. Hieronder vind je uitleg over twee veelgebruikte rittenregistratiesystemen.

1. TrackJack

TrackJack biedt twee mogelijkheden om je ritten te registreren:

Optie 1. TrackJack PRO Fiscaal 2

De eerste optie is TrackJack PRO Fiscaal 2, een apparaatje dat je door een professional in je auto laat monteren. Deze optie biedt een complete rittenregistratie met bewaarplicht tot 7 jaar, extra beveiligingsmeldingen en inzicht in je rijgedrag en brandstofverbruik. Het heeft ook een officieel keurmerk van de Belastingdienst: het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RSS). Je weet daardoor zeker dat je aan alle fiscale eisen voldoet. 

Als je voor de TrackJack PRO Fiscaal 2 kiest, betaal je eenmalig voor het kastje plus een vast bedrag per maand of per jaar voor de service. De actuele kosten van TrackJack vind je op hun website.

Optie 2. TrackJack GO!

De tweede, goedkopere optie is TrackJack GO!, een GPS-tracker die je eenvoudig zelf in de OBD2-poort van je auto plaatst. Deze poort bevindt zich onder het dashboard aan de bestuurderszijde, meestal vlak bij het stuurwiel of boven de pedalen. En vaak verborgen achter een klepje. 

De OBD-tracker biedt een eenvoudigere vorm van rittenregistratie. Het heeft geen officieel keurmerk, zoals de andere optie, maar biedt wel een sluitende rittenregistratie. Ook hiervoor geldt dat je de prijs vindt op de website van TrackJack.

2. YesHugo

YesHugo doet hetzelfde als TrackJack, maar heeft geen officieel keurmerk van de Belastingdienst. Wel voldoet het rittenregistratiesysteem van YesHugo aan de gangbare fiscale eisen. Je kunt het dus met een gerust hart gebruiken. 

YesHugo is wat goedkoper dan TrackJack (kijk hier voor de prijzen) en je hoeft er geen apparaatje voor in te bouwen. Heb je een moderne elektrische auto van Volkswagen, Skoda, Tesla, Audi, BMW, Kia, Mercedes of Opel? Dan kan YesHugo de gegevens (in de meeste gevallen) direct uit je auto halen via een digitale API-koppeling met de autofabrikant. 

Biedt jouw autofabrikant geen digitale API-koppeling? Dan biedt YesHugo ook een OBD-tracker die je in je OBD2-poort kunt pluggen. Je ritten worden dan ook zonder API-koppeling gewoon bijgehouden.

4. Bijhouden via je boekhoudpakket

Werk je als zzp’er met een boekhoudpakket? Dan kun je meestal ook daar je ritten bijhouden. Boekhoudsoftware Rompslomp biedt bijvoorbeeld een handige tool waarmee je in een paar tellen je routegegevens invoert. Rompslomp rekent vervolgens automatisch voor je uit hoeveel kilometer je hebt gereden. 

Ook kun je eenvoudig invoeren of het wel of niet om een retourtje ging. Een groot voordeel hiervan is dat je de rit met een klik op de knop koppelt aan een bijbehorende factuur. Kilometers worden daardoor automatisch doorberekend aan je klant.

5. Bijhouden via je boekhoudpakket gekoppeld met een rittenregistratiesysteem

Werk je als zzp’er met een boekhoudpakket? Dan kun je die mogelijk koppelen met een rittenregistratiesysteem zoals TrackJack of YesHugo. Hierdoor worden je ritten automatisch geregistreerd en verwerkt in je administratie. 

Je bespaart hiermee veel tijd, voorkomt administratieve fouten en hebt direct een sluitende administratie voor de Belastingdienst. Dit is vooral fijn als je dagelijks kilometers maakt en kostbare uren verliest aan het bijhouden hiervan.

Meer weten over deze optie? Lees dan meer over de koppeling tussen Rompslomp en de rittenregistratiesystemen van TrackJack en YesHugo.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen deze vier rittenregistratiesystemen?

Bekijk hieronder per systeem de belangrijkste verschillen in functionaliteit.

Handmatig of via Excel

• Fiscaal keurmerk: Nee
• Betaald: Nee, al is een betaalde versie wel mogelijk
• Gebruikersgemak: Laag tot gemiddeld
• Tijdsbesparing: Geen

TrackJack

• Fiscaal keurmerk: Ja, een keurmerk genaamd RRS (maar wel alleen bij TrackJack PRO Fiscaal 2)
• Betaald: Ja, actuele prijzen staan op de website
• Gebruikersgemak: Hoog
• Tijdsbesparing: Hoog

YesHugo

• Fiscaal keurmerk: Nee, maar het voldoet wel aan de fiscale eisen
• Betaald: Ja, actuele prijzen staan op de website
• Gebruikersgemak: Hoog
• Tijdsbesparing: Hoog

Boekhoudpakket + rittenregistratiesysteem

• Fiscaal keurmerk: Afhankelijk van het rittenregistratiesysteem waarmee je koppelt
• Betaald: Ja, afhankelijk van het pakket en systeem dat je gebruikt
• Gebruikersgemak: Heel hoog
• Tijdsbesparing: Heel hoog

Welke methode voor rittenregistratie past bij jou?

Twijfel je welke methode voor rittenregistratie bij je past? Dan helpt deze keuzehulp je op weg:

Ik ben een prijsbewuste starter met weinig ritten

Rijd je heel soms naar klanten of zo nu en dan naar de groothandel? Dan kost het je hooguit een uurtje per maand om je ritten te berekenen. Het is in zo’n geval niet nodig om TrackJack of YesHugo aan te schaffen. Een notitieblok of spreadsheet werkt dan prima - al is direct invoeren in je boekhoudpakket natuurlijk net wat makkelijker.

Ik maak veel zakelijke kilometers en wil zekerheid over mijn ritten

Rijd je dagelijks voor je werk en wil je fouten voorkomen en geen tijd verliezen? Dan is TrackJack Fiscaal PRO 2 de beste keus. Dit rittenregistratiesysteem heeft een officieel Fiscaal keurmerk. Je weet daardoor zeker dat je de juiste gegevens bijhoudt en dat er geen fouten ontstaan in je rittenadministratie. Ook voorkom je dat je de regels voor bijtelling overschrijdt.

Ik maak veel zakelijke kilometers en wil een betaalbare oplossing

Wel betrouwbaarheid en tijdsbesparing, maar geen hoge kosten? Kies dan voor een OBD-tracker van YesHugo of TrackJack GO!. Deze opties bieden geen officieel keurmerk, maar voldoen wel gewoon aan de fiscale regels. Een betaalbare en betrouwbare oplossing dus.

Ik heb het al druk genoeg, dus ik wil alles automatiseren

Geen gedoe, wel zekerheid? Dan is een rittenregistratie gekoppeld aan je boekhoudpakket je beste keus. Dit is ideaal als je veel onderweg bent. Bijvoorbeeld als monteur, pakketbezorger, consultant of vertegenwoordiger.

Let wel op: niet elk boekhoudpakket biedt een koppeling met een rittenregistratiesysteem. Zoek je een pakket dat dit wel doet? Probeer Rompslomp dan gratis uit en bepaal zelf of dit voor jou de beste oplossing is.