Aantonen dat je ondernemer bent? Zo doe je dat!

In het kort

• Gebruik een boekhoudpakket: Essentieel voor een veilige, geautomatiseerde en controleerbare administratie. Vermijd Excel/Word vanwege het risico op fouten en onvoldoende vastlegging.

• Regelmatige vastlegging: Werk je administratie dagelijks bij via apps (bonnetjes, ritten, uren) in plaats van alles op te sparen voor de btw-aangifte.
• Toon regie: Bewijs dat jij de baas bent: stel zelf offertes en contracten op, bepaal je tarieven en registreer zelf je uren.
• Investeer in je bedrijf: Laat zien dat je investeert in marketing/adverteren en eigen bedrijfsmiddelen (laptop, apparatuur, etc.).

• Dek risico's af: Zorg voor toekomstzekerheid door een pensioenvoorziening en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) te regelen.

• Juridische basis: Zorg voor duidelijke Algemene Voorwaarden om gezeur met klanten achteraf te voorkomen en afspraken vast te leggen.

De cruciale rol van je administratie 

Je administratie is niet alleen handig om te zien hoe je ervoor staat, maar ook je belangrijkste verdediging richting de Belastingdienst. Je wilt zelf kunnen zien hoe je ervoor staat en of al je klanten wel genoeg opleveren.

Kies voor een boekhoudpakket

Het gebruik van een boekhoudpakket is de allergrootste tip, omdat hierin gewoon alles precies wordt vastgelegd. Veel ondernemers gebruiken Excel of Word omdat ze denken dat dit een goedkope oplossing is. Dit is echter risicovol, omdat je snel een fout maakt en er niets wordt vastgelegd over wanneer je de factuur écht hebt gemaakt. Met een boekhoudpakket sta je veel steviger bij een eventuele controle. Bovendien hoef je dan niet in je hoofd te hebben welke regeltjes er allemaal zijn voor een factuur, want dat wordt automatisch al uit handen genomen. 

Maak het jezelf makkelijk 

Zorg ervoor dat je de administratie niet opspaart tot de btw-maand, want dan wordt het naar. Doe het iedere dag een beetje. Maak bijvoorbeeld meteen een foto van je bonnetje onderweg met de app van je boekhoudpakket. Als je een offerte maakt en deze wordt geaccepteerd, kun je die vaak direct omzetten naar een factuur, waardoor je niet twee keer werk hoeft te doen. Koppel ook je zakelijke betaalrekening aan je pakket, zodat alles automatisch erin verschijnt. Door het slim in te richten, past het mee in het ritme van je dag.

Toon regie over je eigen bedrijf 

Om schijnzelfstandigheid te voorkomen, moet je laten zien dat jij de regie hebt over je eigen bedrijf, niet je opdrachtgever. Je moet aantonen dat je niet zomaar ergens aankomt en daar je beroep uitoefent.

Laat zien dat je investeert en zoekt

Dit doe je door je eigen klanten te zoeken en je eigen offertes te maken. Je investeert in je bedrijf door te adverteren en spullen aan te schaffen die je zelf gaat gebruiken. Denk aan je eigen laptop of bepaalde apparatuur in de bouw. Hoewel niet van iedereen verwacht kan worden dat ze alles zelf aanschaffen (een chirurg neemt zijn operatiekamer niet mee ), geeft het aanschaffen van eigen middelen inzicht in het feit dat het je eigen bedrijf is.

Bepaal je eigen kaders

Laat zien dat je zelf je werkuren bepaalt. Hoewel dit per branche kan verschillen (je kunt niet zeggen dat je als zzp'er in een winkel 's nachts opengaat ), kun je wel je uren registreren om aan te geven dat je niet standaard elke week van 9 tot 5 werkt. Bovendien helpt het om aan te geven dat je vervangbaar bent als zzp'er, als jij met vakantie bent, neemt iemand anders het over. Dit alles toont aan dat je de regie houdt over jouw klussen.

Documenteer afspraken en ritten

Bewaar communicatie met je opdrachtgever (mailtjes, WhatsApp-berichtjes). Ook je rittenregistratie is belangrijk, want door aan te geven dat iets een zakelijke rit is, geef je aan dat je aan het werk was.

Onderhandelingspositie en contracten 

Een belangrijk risico is dat het contract van de opdrachtgever komt in plaats van vanuit jou. Probeer het altijd vanuit jezelf te laten komen en bepaal zelf je projectprijzen en tarieven. Vermeld dit duidelijk op je website. Een gelijkwaardige onderhandelingspositie moet blijken uit het contract.

Denk aan de toekomst en dek risico's af

Je moet als ondernemer aantonen dat je niet alleen met vandaag bezig bent, maar ook met de toekomst.

Financiële zekerheid creëren

Je staat veel steviger als zzp'er als je zelf een pensioenvoorziening en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) hebt geregeld. Dit zorgt ervoor dat je niet leunt op een mogelijke verzekering van een werkgever. Regel gewoon dingen; dat hoeft niet per se met een verzekering, maar kan ook via een broodfonds of een schenking. Dit dekt risico's af, want een ongeluk zit in een klein hoekje. Je wilt niet dat jouw bedrijf stopt met bestaan omdat je een arm of been breekt.

Algemene voorwaarden als rustpunt 

Zorg ook voor je algemene voorwaarden. Al dan niet voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf. Het is duidelijk wat er is afgesproken, wanneer je je betaling verwacht, en dat geeft jezelf rust en minder kans op gezeur achteraf met klanten.

De drie belangrijkste punten:

1. Leg het vast: Ga voor een boekhoudpakket; daarin ligt alles vast zoals het is.

2. Algemene voorwaarden: Heel belangrijk om gezeur achteraf te voorkomen. 

3. Pensioen en AOV: Regel deze echt

Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?

Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement.