Moet ik als zzp’er verplicht een boekhoudpakket gebruiken?

In het kort

• Een boekhoudpakket is niet verplicht, maar bespaart wel tijd en vermindert fouten.
• Ook voldoe je hiermee snel en eenvoudig aan de eisen van de Belastingdienst.
• Als je net begint met ondernemen, is boekhouden in Excel ook een prima optie.
• Wordt je administratie complexer, dan is een boekhoudpakket wel echt een aanrader.
• Je kunt Rompslomp nu 1 maand gratis uitproberen om te kijken of het bij je past.

Waarom wordt een boekhoudpakket vaak aangeraden, terwijl het niet verplicht is?

Hoewel veel zzp’ers hun administratie nog in Excel beheren, wordt het gebruik van een boekhoudpakket steeds meer de norm. Dat heeft vooral te maken met de toenemende voordelen van automatisering. Het uitgangspunt is dus heel simpel: een boekhoudpakket is niet verplicht, maar maakt je leven als zzp’er wel echt een stuk makkelijker. Hieronder vind je vijf redenen waarom.

1. Je bespaart veel tijd op bonnetjes, facturering en btw-aangifte

Als ondernemer ben je druk aan het werk, dus hoe meer tijd je bespaart op je administratie, hoe beter. Met een boekhoudpakket bespaar je al snel meerdere uren per maand. Dat komt doordat je veel administratieve werkzaamheden hiermee versnelt en automatiseert.

Bonnetjes inscannen en verwerken

Bonnetjes toevoegen in je boekhoudpakket is supersimpel. In de meeste pakketten zit zelfs een scan- en herkenfunctie, waardoor een foto maken van je bonnetje al genoeg is om die aan de juiste transactie te koppelen. Je boekhoudpakket voegt dit vervolgens automatisch toe aan je btw-omgeving, waardoor je aan het eind van het kwartaal niet handmatig hoeft uit te rekenen welk bedrag je moet opgeven.

Facturen versturen, ontvangen en verwerken

Een boekhoudpakket maakt factureren toegankelijk en simpel. Je kunt de NAW- en KvK-gegevens van je klanten vooraf invoeren, zodat je dit niet meer handmatig op de factuur hoeft te zetten. Je boekhoudpakket berekent vervolgens automatisch de btw die je moet rekenen en voegt dit toe aan de factuur. 

Factuurnummers worden ook automatisch bijgehouden en je ziet in één overzicht welke facturen nog openstaan. Is de betaaltermijn verstreken? Verstuur dan via je boekhoudpakket een betaalherinnering of aanmaning. Zo voorkom je cashflowproblemen.

Btw-aangifte en ICP-opgaaf met één klik op de knop

Ook je btw-aangifte hoef je niet langer handmatig te doen. Je kunt je boekhoudpakket namelijk machtigen om namens jou de btw-aangifte in te dienen bij de Belastingdienst. Het enige wat jij hoeft te doen is de cijfers controleren en op de knop drukken om goed te keuren. Dit geldt voor je binnenlandse btw-aangifte, maar ook voor de ICP-opgaaf wanneer je inkomsten hebt uit het buitenland.

Fouten voorkomen tijdens je btw-aangifte? Lees dan ook het blogartikel over de drie meest gemaakte fouten door zzp’ers.

2. Je hoeft je geen zorgen meer te maken om rekenfouten

Ook met een boekhoudpakket kun je fouten maken, maar de kans is een stuk kleiner. Je hebt namelijk minder handmatig rekenwerk en een groot deel van je administratieve taken wordt geautomatiseerd. De kans dat je door een slordigheid of onwetendheid de fout ingaat, is dus klein. 

Dat klinkt als een leuk extraatje, maar in werkelijkheid is het meer dan dat: boekhoudkundige fouten kunnen bijvoorbeeld leiden tot boetes vanuit de Belastingdienst. Ook kun je hierdoor geld mislopen of in conflict raken met klanten en leveranciers.

3. Je krijgt veel functionaliteiten tegen een relatief lage prijs

Startende zzp’ers twijfelen vaak of ze een boekhoudpakket nodig hebben. Dat komt omdat ze nog niet veel omzet hebben en willen besparen op niet-noodzakelijke kosten. Dat is een logische gedachte en soms ook de verstandige keus. Wanneer je nog niet veel werk hebt, heb je namelijk ook geen ingewikkelde administratie.

Neemt het werk toe omdat je al wat langer aan het ondernemen bent? Dan wordt een boekhoudpakket steeds voordeliger. Je krijgt voor een relatief lage prijs (gemiddeld tussen de 7,50 euro en 35 euro per maand) namelijk veel handige functionaliteiten:

• Facturen versturen, ontvangen en verwerken
• Rittenregistratie
• Urenregistratie (belangrijk voor de zelfstandigenaftrek!)
• Automatisch btw-aangifte doen
• Projectmanagement
• Voorraad- en inkoopbeheer
• Koppeling met andere systemen (zoals een bankkoppeling, webshop-omgeving of kassasysteem)

Benieuwd hoe dat bij Rompslomp zit? Bekijk hier onze pakketprijzen en welke functionaliteiten daarbij horen.

4. Je krijgt meer inzicht in je geld (waardoor je onaangename verrassingen voorkomt)

Als zzp’er krijg je niet alleen te maken met omzet, maar ook met kosten, zoals software-abonnementen, de huur van je bedrijfspand, het onderhoud van je werkbus en zakelijke verzekeringen, waaronder AOV, pensioenregeling en rechtsbijstand -en aansprakelijkheidsverzekering.

Sommige van die kosten worden maandelijks afgeschreven, maar sommige ook jaarlijks. Wanneer je daar geen zicht op hebt, wordt het lastig om je geld goed te managen. Je ziet dan bijvoorbeeld een flink bedrag op je zakelijke rekening staan, maar vergeet dat diezelfde maand ook 500 euro wordt afgeschreven vanwege een jaarlijks software-abonnement.

Je kunt hierdoor flink in de problemen komen, vooral op het gebied van cashflow. Je koopt bijvoorbeeld een nieuw gps-systeem omdat je er financieel goed voor staat, maar omdat je die maand onverwachte kosten hebt, sta je opeens in het rood.

Met een boekhoudpakket zie je eenvoudig welke kosten je per maand en per jaar kunt verwachten en hoeveel geld je apart moet houden voor de btw-aangifte. Ook zie je hoeveel geld er op dit moment op je rekening staat en wanneer de betaaltermijnen van je facturen verlopen. Hierdoor weet je precies wanneer je veilig kunt investeren en wanneer je de hand op de knip moet houden.

5. Je voldoet eenvoudig aan de eisen van de Belastingdienst

Het bijhouden van je administratie is verplicht volgens de Belastingdienst. Daar zijn best strenge regels voor, vooral als het gaat om het bewaren van je administratie. Wanneer je geen boekhoudpakket gebruikt, wordt dit al snel een chaos. Want waar ga je al die bonnetjes en facturen bewaren? En hoe zit dat met oude spreadsheets waar je toch nooit meer naar omkijkt?

Met een boekhoudpakket breng je al je administratie samen op één plek in de cloud: van ingescande bonnetjes tot verzonden facturen, en van offertes tot uren- en rittenregistratie. Hierdoor raak je niets meer kwijt en kun je overal meteen bij.

Kan dit ook zonder boekhoudpakket? Zeker weten! Maar wees in dat geval wel streng voor jezelf. Je zou de eerste zzp’er niet zijn die schoenendozen vol met bonnetjes heeft staan en die geen idee heeft waar de facturen gebleven zijn wanneer de Belastingdienst hier tijdens een controle om vraagt.

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan jouw administratie?

Als zzp'er moet je alle gegevens over je onderneming verplicht vastleggen en minimaal zeven jaar bewaren. In sommige gevallen geldt zelfs een langere bewaarplicht. Als je onroerende zaken hebt verkocht, geldt bijvoorbeeld een bewaarplicht van 10 jaar. 

Je hoeft deze gegevens niet per se digitaal te bewaren, dit mag ook gewoon op papier. Een boekhoudpakket is dus niet verplicht. Hieronder vind je een lijst van gegevens die je volgens de Belastingdienst moet bewaren:

• Kasadministratie en kassabonnen
• Financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboeken
• Tussentijdse controleberekeningen
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• Agenda's en afsprakenboeken
• Correspondentie
• Software en databestanden
• Rittenregistratie (kilometers)
• Urenregistratie

Ontdekt de Belastingdienst dat je administratie onvolledig is of fouten bevat? Dan stellen ze zelf je omzet en winst vast en berekenen daar de belasting over. Als jij het vervolgens niet met die berekening eens bent, is het aan jou om te bewijzen dat dit onjuist is. Dit kan een hoop gedoe opleveren en is alleen te voorkomen als je je aan alle regels houdt.

Je boekhouding beheren zonder boekhoudpakket: is dat überhaupt mogelijk?

Ja hoor, dat is zeker mogelijk. Als je een simpele administratie hebt, kun je daar prima mee uit te voeten. Krijg je echter te maken met inkoopkosten, ritten, voorraden, bonnetjes, projectmanagement en facturen, dan wordt een handmatige administratie al snel een chaos. Zeker als je bedenkt dat je al deze gegevens zeven jaar lang moet bewaren voor de Belastingdienst.

Als startende zzp’er is een handmatige administratie dus een prima oplossing, maar zodra je onderneming groeit, is een boekhoudpakket echt de betere keus. In de Rompslomp-podcast krijg je hier een uitgebreide uitleg over:

Probeer het boekhoudpakket van Rompslomp nu 1 maand gratis uit

Twijfel je of een boekhoudpakket bij je past? En ben je benieuwd welke voordelen en functionaliteiten dit biedt ten opzichte van Excel? Probeer het boekhoudpakket van Rompslomp dan 1 maand gratis uit. Zo ontdek je geheel vrijblijvend of een boekhoudpakket een goede keuze is voor jouw bedrijf.