Dé jaarafsluiting van je boekhouding checklist

Goed voorbereid je boekjaar afsluiten!

Om je boekjaar goed voorbereid af te sluiten, hebben we een checklist voor je, die je kunt nalopen. Allemaal zaken die handig zijn om te controleren, nog even op orde te maken, of gereed te hebben zodat je boekhouding helemaal op orde is voor de jaarafsluiting. We geven je in deze blog tips en checks voor zes onderwerpen: Saldo op je rekeningen, de balans en winst- en verliesrekening, btw, uitgaven, facturen en uren, ritten & auto.

Wat is een jaarafsluiting eigenlijk?

Laten we beginnen bij het begin en je kort uitleggen wat een jaarafsluiting nu precies is. Een boekhouding werkt met boekjaren. Standaard lopen die van januari tot en met december. Een jaarafsluiting is niks anders dan inderdaad: 'je boekjaar afsluiten'. Bij de afsluiting van je boekjaar zorg je er eigenlijk voor dat alle handelingen gedaan worden die nodig zijn om je boekhouding helemaal up-to date te krijgen. Van het inboeken van al je kosten, tot het opvoeren van correcties door privé gebruik. Wanneer het boekjaar afgelopen is, wordt de eindbalans en de beginbalans opgesteld en kun je met een correcte boekhouding het nieuwe boekjaar in.

1. Controleer de saldi en transacties van je betaalrekeningen

• Zorg ervoor dat je voor het gehele boekjaar van al je zakelijke betaalrekeningen de banktransacties importeert en verwerkt in je boekhouding. Zo is deze helemaal up-to date en mis je geen zakelijke transacties.

• Download je financieel jaaroverzicht, per bank (meestal beschikbaar medio januari), hierop kun je duidelijk het eindsaldo zien van een boekjaar.

• Klopt het banksaldo van al jouw rekeningen? Dit kun je checken door in te loggen in je bankomgeving, of door op je financieel jaaroverzicht te kijken. Zo nee, lees dan dit artikel met tips hoe je jouw saldi weer kloppend kunt krijgen.

• Controleer via Boekhouding > Boekingen of aan al jouw boekingen een betaling is gekoppeld en zo niet, of je deze dan nog moet markeren als memoriaalboeking. Lees hier meer over het controleren van boekingen zonder gekoppelde betaling.

2. Check de balans en winst- en verliesrekening:

• Klopt je beginbalans van het nieuwe jaar (dit is eigenlijk je eindbalans van het vorige jaar) met de definitieve cijfers die bij ook bij jouw IB aangifte over het vorige jaar zijn gebruikt? Zo nee, zoek dan uit waardoor dit verschil is ontstaan en vul deze waar nodig aan met de nodige memoriaalboekingen (vraag eventueel jouw boekhouder om journaalposten). Lees ook hier onze handleiding over het opstellen van een beginbalans.

• Boek kosten en opbrengsten voor volgend jaar op de balanspost vooruitbetaalde kosten/vooruitontvangen opbrengsten, ook wel overlopende passiva of activa. Zie hier hoe je overlopende passiva / activa inboekt.

• Loop je winst- en verliesrekening even na. Zijn alle rubrieken nog kloppend en worden je inkomsten en kosten op de juiste rekeningen geboekt?

• Kijk vooral even naar de categorie "Resultaat". Deze staat onderaan op je winst- en verliesrekening en glimlach even als dit een goed positief getal is ;-) Is het resultaat negatief? Denk dan even goed na waardoor dit komt en hoe je wellicht komend boekjaar meer winst kunt gaan maken.

• Onderaan op de winst- en verliesrekening vind je een toelichting. Controleer deze cijfers en check ook even de boekingen onder de categorieën "Totaal privé stortingen" en "Totaal privé onttrekkingen / niet aftrekbare kosten".

3. Check de btw overzichten en omzetbelasting betalingen

• Bekijk de btw overzichten van afgelopen kwartalen in Rompslomp. Staan er waarschuwingsmeldingen? Controleer dan of dit klopt. Val je bijvoorbeeld onder de margeregeling of ben je (gedeeltelijk) vrijgesteld van btw? Corrigeer deze door bijvoorbeeld correctieboekingen toe te passen.

• Heb je btw teruggaves ontvangen op je privé rekening? Controleer of je deze correct hebt ingeboekt.

• Check of je geen privé teruggaves zoals IB, ZVW of toeslagen per ongeluk als btw betaling hebt ingeboekt.

• Zijn alle btw overzichten per kwartaal als betaald/ontvangen gemarkeerd? Lees hier hoe je btw betalingen inboekt.

• Staan er betalingsverschillen open bij de btw kwartalen? Boek de betalingsverschillen dan weg in je boekhouding.

4. Check je kosten en geboekte uitgaven

• Zijn al je kosten ingeboekt in je boekhouding? Vergeet ook niet de kosten die je wellicht privé hebt betaald, maar wel zakelijk zijn.

• Hebben al jouw ingeboekte uitgaven een bijlage van het originele bonnetje?

• Kijk naar het crediteurensaldo op je balans en loop je uitgaven na. Klopt het dat deze uitgaven op 31-12 nog niet betaald waren? Of heb je misschien contant of via privé iets betaald? Bekijk hier hoe je openstaande crediteuren van einde boekjaar kunt bekijken

• Zijn er uitgaven die per ongeluk teveel zijn betaald? Check dit in Rompslomp door op je uitgave overzicht te filteren op "Te veel betaald".

• Is je onderneming dit boekjaar gestart? Vergeet dan ook niet de zakelijke kosten in de aanloopfase van je bedrijf op te voeren.

• Heb je niet-aftrekbare en beperkt-aftrekbare kosten goed geboekt en/of moet je nog een correctie doen? Wanneer en hoe je uitgaven kunt aftrekken lees je hier.

• Heb je investeringen gedaan en heb je deze correct ingeboekt?

• Zijn jouw kosten op duidelijke grootboekrekeningen geboekt? Dit zijn de categorieën die je terugvindt op de winst-en-verliesrekening. Het is aan te raden al je kosten duidelijk te categoriseren zodat je beter inzicht krijgt in het type kosten. Dit is ook van belang voor je aangifte inkomstenbelasting. Heb je dit niet gedaan? Je kunt een uitgave bewerken en daar alsnog een kostenrekening selecteren.

5. Check je inkomsten en facturen

• Kijk naar het debiteurensaldo op je balans: zijn deze facturen allemaal nog niet betaald door je klant, of heb je wellicht contante betalingen of betalingen op je privé rekening ontvangen? Bekijk hier hoe je openstaande debiteuren van einde boekjaar kunt bekijken

• Zijn er facturen teveel betaald? Deze kan je dan nog terugbetalen, of boeken als betalingsverschil.

• Zijn er facturen waarvan je denkt dat je klant deze mogelijk niet gaat betalen vanwege bijv. een dreigend faillissement, zet deze facturen dan op dubieus.

• Zijn jouw facturen op duidelijke grootboekrekeningen geboekt? Dit zijn de categoriën die je terugvindt op de winst-en-verliesrekening. Het is aan te raden al je omzet duidelijk te categoriseren zodat je beter inzicht krijgt in het type omzet. Dit is ook van belang voor je aangifte inkomstenbelasting. Je kunt een factuur bewerken en daar alsnog een omzetrekening selecteren.

6. Uren, ritten & vervoerskosten

• Zij al je gewerkte uren ingeboekt in de urenregistratie? Heb je al je gewerkte uren van het boekjaar ook gefactureerd?
• Bekijk het totaal aantal geregistreerde uren van dat boekjaar en check of je voldoet aan het urencriterium? Als je in Rompslomp naar Uren & ritten gaat en dan op "Totaal overzicht" klikt, kun je de totalen van dat jaar bekijken.

Privé auto bij zakelijk gebruik:

• Heb je autokosten geboekt terwijl jouw auto een privéauto is? Corrigeer dit alsnog.
• Rijd je zakelijke km's met een privévoertuig (zoals auto, fiets, scooter, motor), check dan goed of je alle zakelijk gereden km's a 21 cent/km als aftrekpost hebt opgevoerd. Lees hier hoe je zakelijke reiskosten inboekt.
• Rijd jij zakelijke km's met een privéauto? Check dan of je mogelijk nog btw-teruggave kan claimen voor het zakelijke deel van de btw-belaste gebruikskosten.

Zakelijke auto

• Heb je een zakelijke auto? Controleer of je alle autokosten zakelijk geboekt hebt. Denk ook aan verzekering voor de auto en wegenbelasting die mogelijk via een privé rekening betaald zijn.
• Bepaal de btw-correctie voor het privégebruik en boek deze voordat je de btw-aangifte over het 4e kwartaal doet.
• Bekijk of je de IB-bijtelling in Rompslomp wilt boeken. Dit is ook een goede vraag om bij je boekhouder voor te leggen.

Heb je vragen of twijfel je over bepaalde zaken? Op de website van de Belastingdienst is al erg veel informatie te vinden en schroom ook niet om je boekhouder in te schakelen voor de situaties waar je hulp bij nodig hebt.
Veel succes met het afsluiten van het boekjaar!

Je boekhouding helemaal gecontroleerd? Sluit je boekjaar af

Heb je alle bovenstaande checks gedaan en is je boekhouding helemaal op orde. Dan kun je vervolgens je aangifte inkomstenbelasting gaan doen, of dit laten doen door je boekhouder. Daarna raden we zeker aan om niks meer te wijzigen van dat boekjaar in Rompslomp.

TIP: Zet je boekhouding in Rompslomp voor dat boekjaar op slot. Zo kun je niet ongemerkt meer zaken aanpassen van een gesloten boekjaar.

We wensen je veel succes met het afsluiten van je boekjaar!