Het versturen via SMTP werkt niet, wat nu?

Geschreven: · Laatst gewijzigd:

In Rompslomp is het mogelijk om facturen en offertes te verzenden. Door een SMTP-server in te stellen, kan je ervoor zorgen dat deze e-mails met jouw eigen e-mailadres als afzender worden verzonden. Soms lukt het instellen van de SMTP gegevens niet. Dit merk je bijvoorbeeld als facturen versturen niet lukt, of als je een foutmelding te zien krijgt wanneer je de instellingen van SMTP probeert in te vullen.

Als het instellen van SMTP niet lukt, kunnen er een aantal dingen aan de hand zijn die niet goed gaan. In dit artikel zullen we de meest voorkomende problemen inclusief oplossing bespreken.

Mijn e-mails komen in de spam folder van mijn klant

Bekijk hier ons artikel over spam en de oplossingen hiervoor.

Tussenoplossing: Je factuur versturen als PDF in je eigen mailbox

Voor het instellen van de SMTP gegevens is het vaak even zoeken naar de juiste instellingen, dit is namelijk per provider weer anders. Hebben jouw facturen veel haast en wil je deze direct verzonden hebben? Je kunt de betreffende factuur aanklikken en dan in het rechterzijmenu kiezen voor 'download als PDF'. De factuur wordt dan als PDF opgeslagen op jouw computer en zo kan je de factuur vanuit jouw eigen mailbox als bijlage toch aan jouw klant versturen (met jouw eigen e-mail als afzender). De andere optie is dat je SMTP uitvinkt in Rompslomp, je facturen worden dan verzonden door het postbode Rompslomp mail adres.

Als het instellen van SMTP niet lukt

Dan kunnen er verschillende dingen aan de hand zijn. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken:

  1. De SMTP gegevens staan niet goed of niet volledig ingesteld
    Dit is de meest voorkomende fout. Je kunt de instellingen van jouw provider bij jouw provider opvragen, of bekijken in dit artikel over het instellen van je eigen e-mail. We raden je aan dat artikel goed door te lezen en alle stappen te doorlopen die we daar beschreven hebben staan.

  2. Jouw e-mailprovider blokkeert alle onbekende IP-adressen
    Bij sommige providers moet het IP-adres van de contacterende partij op een whitelist staan om mail te versturen via SMTP. Als dit IP adress niet in de whitelist staat, lukt het niet eens om de test-email vanuit Rompslomp te versturen. Vraag jouw provider om onze IP-adressen in hun whitelist op te nemen.

    Onze IP Adressen zijn:

    • 3.122.208.131
    • 35.159.34.183
    • 52.29.156.161
    • 3.120.93.110
    • 18.197.80.180
  3. Er staan geen DKIM of SPF records ingesteld
    Deze instellingen zijn nodig om ervoor te zorgen dat jouw mailberichten goed aankomen bij de ontvanger. Of deze goed staan ingesteld kan je testen door gebruik te maken van deze mailtester.

Je stuurt een e-mail vanuit Rompslomp naar het adres in deze mailtester en je kan vervolgens de resultaten zien. Stuur deze resultaten door naar jouw provider/domeinhoster om dit probleem op te lossen.

Een technisch stukje: Hoe werkt verzenden via SMTP eigenlijk?

Rompslomp draait op meerdere servers. Een server is als het ware een plek op het internet met opslag, zodat het bezoeken van onze applicatie en website mogelijk wordt gemaakt. Jouw e-mailadres heeft ook een server nodig om te kunnen werken. Zodra je je SMTP gegevens van jouw e-mailadres (jouw domein) invult, probeert Rompslomp als het ware namens jou in te loggen op de SMTP-server van jouw e-mailadres(domein). Als deze verbinding is gelukt, kan Rompslomp de facturen en offertes die je wilt verzenden, omleiden via jouw e-mailadres server. Dit zorgt ervoor dat de facturen en offertes vanuit Rompslomp jouw e-mailadres als afzender hebben.

In het kort: De server van Rompslomp maakt - met jouw toestemming - verbinding met de SMTP-server van jouw e-mailadres (domein). Om deze verbinding mogelijk te maken moet de SMTP-server deze verbinding goedkeuren. Jij als eigenaar geeft hier toestemming voor door je gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen bij de SMTP instellingen.